Acompañamiento a los StakeHolders

Cuando nos estamos aventurando en un proyecto nuevo es importante conocer el contexto donde estamos situados, entender el ambiente , detractores, aliados y cómo interactúan cada uno de las personas que pueden llegar a ser un factor importante para entregar definiciones y tomar decisiones.

Si logramos involucrar y empatizar  a los interesados de los productos  tendríamos el primer paso para lograr el éxito del mismo, por ello es importante los “StakeHolders”. Un StakeHolder sería toda aquella persona u organización que tenga algún tipo de relación o interés sobre el proyecto, trabaje o no en él.

Personas, grupos u organizaciones que mantienen una relación directa o indirecta con la empresa y que, por lo tanto, pueden verse afectados por las decisiones y acciones de la empresa, y que recíprocamente pueden influir o ejercer poder en ella” Edward Freeman

Si analizamos el marco de trabajo Scrum, vemos que  el único representante del negocio en el equipo Scrum es el Product Owner, pero el negocio puede llegar a ser muy grande, y estar enmarcado en una red de jerarquías, funciones y responsabilidades,  por lo que puede llegar a ser un trabajo desgastante lograr una comunicación asertiva con todos los frentes. Por lo anterior es buena práctica que los Product Owners, Scrum Masters y/o los Agile Coach,  busquen  herramientas para ayudar a identificar e involucrar los StakeHolders con el equipo Scrum.

¿Por qué identificar StakeHolders?

Principalmente para tener un canal de comunicación trasparente que ayude a identificar riesgos, dependencias de forma temprana y constante, brindando una forma efectiva de toma de decisiones.

No existe un método para identificarlos de un solo golpe,  es un tema que va a ser muy emergente y se debe tener la forma de agregar nuevos StakeHolders con el pasar del tiempo, igualmente van a ver algunos que van a tener participaciones puntuales en ciertos intervalos de tiempo y tiendan a desaparecer.

Algunas herramientas para identificarlos:

  • Vecindario o Comunidad (MeetYour Neighbors inception deck).
  • StakeHolder Maps.
  • Matriz de StakeHolders.
  • Súper Célula.

Después de identificar  y categorizar los StakeHolders,  crear la estrategia de involucramiento, donde se analice a cuales se debe notificar y entregar información (Directivos – Sponsors), cuales son los que generaran definiciones e insumos para el refinamiento del Product Backlog  y cuáles van a tener una participación activa en ciertas fases que podría entrar temporalmente a dar un apoyo temporal al equipo de desarrollo.

Recomendaciones para trabajar colaborativamente con los StakeHolders:

  • Identificar todos los StakeHolders (buscar todos los posibles interesados del proyecto, teniendo una herramienta donde se puedan realizar actualizaciones).
  • Analizar el perfil personal de cada uno (dependiendo el tipo de perfil de la persona, seleccionar  la mejor manera de interiorizar).
  • Empatizar con los intereses de cada uno (tener conciencia del entorno y como es su forma de trabajar, para llegar a entender su comportamiento y no generar conflictos).
  • Involucrar con el equipo (mostrar lo importante que puede ser para el proyecto dando una armonía para involucrarlo en todas las actividades que puede llegar a contribuir con el equipo sin llegar a tener conflictos).

 Es importante garantizar que la información del proyecto sea trasparente para todos (artefactos visuales, correo electrónico, herramientas de gestión, plataformas en línea, medios de comunicación social, teléfono o reuniones grupales presenciales).

Como agentes de cambio entrar en una nueva organización que está intentando cambiar sus formas de trabajo, es complejo y lo más seguro es que no toda la organización está interesado en eso, por ello hay que encontrar la forma de tener carisma con cada persona que rodea al equipo y buscar la mejor manera de involucrarlo con el equipo, y generar  un sentido de pertenencia con el proyecto, y así a medida que se realizan más actividades , se realice un cambio en la cultura organizacional teniendo como enfoquen la trasparencia, inspección y adaptación.

 Fuentes

Libro : The Agile Samurai – How Agile Masters Deliver Great Software (Jonathan Rasmusson)

https://www.sustainet-esp.com/gestion-stakeholders/estrategia-de-comunicacion-para-el-involucramiento-de-stakeholders/

https://www.recursosenprojectmanagement.com/identificacion-de-los-stakeholders/

https://uxdict.io/design-thinking-stakeholder-maps-6a68b0577064

Posted by Giovanny

Coach ágil con experiencia en implementación y adopción de marcos de trabajo agiles. Acompaño y transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas para adoptar nuevas formas de trabajos basados en la entrega temprana de valor, mejora continua y aprendizaje.

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