Introducción a Kanban

Kanban puede ser la primera aproximación de agilidad en una unidad de negocio, ya que su flexibilidad y su empatía con el proceso actual permite comenzar a aprenderlo sin un mayor esfuerzo.

Los métodos agiles se están implementando en diferentes áreas de las organizaciones, sabemos que el marco mas utilizado es Scrum, y en los equipos de tecnología es muy bien recibido, sin embargo, en los últimos años el método Kanban esta tomando fuerza por su proceso de adopción sin cambios drásticos como los que plantea Scrum, además, es el método favorito para adoptar agilidad en áreas fuera de tecnología permitiendo tener varios casos de éxito en las organizaciones.

Si bien vemos en algunos pasillos de nuestras organizaciones o en entorno digitales tableros con notas adhesivas se nos viene a la mente pensar en Kanban, sin embargo Kanban es va mas allá de un tablero , por eso haremos una breve introducción a Kanban.

Para ser un gestor eficaz hay que saber moverse elástica mente de un extremo a otro extremo entre el pensamiento centralizado y el descentralizado, según lo exija la situación

Tom Malone

¿Qué es Kanban?

Kanban como concepto nace en oriente, dependiendo el país tendrá un significado diferente, para algunos es señal, tablero, tarjeta de señalización entre otros.

Como lo indica el creador del método Kanban David J Anderson “El Método Kanban se refiere tanto a una señal visual de que hay capacidad disponible, a una «ranura» o «contenedor» que indica la capacidad, como a un sistema completo de equilibrio de la demanda de trabajo con la capacidad de entregar el trabajo siendo una herramienta para equilibrar la demanda de trabajo por hacer y la capacidad disponible para iniciar nuevos trabajos, los objetivos de obtener ventaja competitiva incrementando su agilidad empresarial”

Su principal ventaja competitiva es transparentar el flujo de valor del trabajo para que emerjan los problemas y poder tomar decisiones en base a los resultados.

Es utilizado en tableros que se utilizan en las oficinas, actualmente también en herramientas digitales, que nos brinda la oportunidad de gestionar mejor el trabajo de las personas focalizándonos en el valor para el cliente.

Se compone, de 9 valores, 6 principios y 6 practicas.

Valores de Kanban

El método Kanban plantea 9 valores:

Transparencia: compartir información abiertamente mejora el flujo de valor de negocio, utilizando un lenguaje claro y directo es parte del valor.

Equilibrio: El entendimiento de que los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades deben ser equilibrados para conseguir efectividad entre demanda y capacidad.

Colaboración: Las personas trabajan juntas, por ello, la colaboración está en su corazón. Para avanzar juntos hacia los objetivos.

Foco en el cliente: Conociendo el objetivo para el sistema, cada sistema Kanban fluye a un punto de valor realizable, los clientes y el valor que estos reciben es el foco natural en Kanban.

Flujo: La realización de ese trabajo es el flujo de valor, tanto si es continuo como puntual. Ver el flujo es un punto de partida esencial en el uso de Kanban.

Liderazgo: La habilidad de inspirar a otros a la acción a través del ejemplo, de las palabras y la reflexión, es necesario a todos los niveles para alcanzar la entrega de valor y la mejora.

Entendimiento: Principalmente conocimiento de sí mismo (tanto individual como de la organización) para ir hacia adelante. Kanban es un método de mejora, por lo que conocer el punto de inicio es la base de todo.

Acuerdo: Kanban no es gestión por consenso sino un compromiso dinámico para mejorar.

Respeto: Valorando, entendiendo y mostrando consideración por las personas de manera apropiada al pie de esta lista se encuentra la base sobre la cual reposan el resto de valores.

Principios de Kanban

Los principios de Kanban se agrupan en 2 categorías:

Gestión del Cambio

  1. Empezar con lo que estés haciendo ahora: entender los procesos actuales tal, como están siendo realizados en la actualidad, respetar los roles actuales, las responsabilidades de cada persona y los puestos de trabajo.
  2. Cambio evolutivo: acordar buscar la mejora a través de la experimentación.
  3. Fomentar el liderazgo en cada nivel de la organización: desde las contribuciones individuales de cada persona hasta las posiciones más senior de la organización.

Despliegue de servicios

  1. Foco en el cliente: Entender las necesidades y expectativas de tus clientes y focalizarse en ellas.
  2. Gestionar el trabajo: Dejar que la gente se auto-organice alrededor de las tareas.
  3. Evolucionar políticas: Evolucionar las políticas para mejorar los resultados hacia el cliente y del negocio.

Practicas

Para saber si estamos usando el método Kanban debemos garantizar el uso de todas las practicas del método, de lo contrario esteremos usando una aproximación a Kanban (Protokanban), que, si bien nos puede generar valor, no nos va a garantizar todos los beneficios del método.

Visualizar

Conocer en todo momento el estado del trabajo y las tareas. Entenderlo antes de cambiarlo. La mejor forma, es visualizándolo (usualmente en columnas). Equipos diferentes pueden visualizarlo diferente.

Limitar el trabajo WIP

Limitar el trabajo en progreso implica usar un sistema “Pull” en el flujo.

Cuando una parte del flujo tiene capacidad “jala” desde el anterior paso del flujo. Ayuda a identificar problemas y resolverlos.

Gestionar el flujo

Mejorar los tiempos de respuesta y gestionar que el trabajo sea fluido(flow).

Queremos generar cambios positivos, y la forma de saber si lo son, es midiéndose para identificar si el valor fluye. Manejamos el flujo, dejamos que la gente se adapte al mismo.

Políticas explicitas

Colocar acuerdos que indiquen el cómo se comportan o finaliza una actividad en un estado determinado.

•Qué cosas debería cumplir cada tarea para considerar que puede pasar a la siguiente columna.

•A qué columnas puede pasar una tarea o de qué columnas pueden recibir tareas.

•Quién tiene potestad para gestionar cada columna.

•Cómo se selecciona el siguiente ítem a tomar de cada columna.

Ciclos de Retroalimentación

Kanban define oportunidades de retroalimentación específicas, o cadencias.

Las cadencias son las reuniones y revisiones cíclicas que dirigen la evolución.

Mejora Colaborativa

Reconocer las oportunidades de mejora, buscar evolucionar el sistema para generar mayor eficiencia y efectividad.

Kanban puede ser la primera aproximación de agilidad en una unidad de negocio, ya que su flexibilidad y su empatía con el proceso actual permite comenzar a aprenderlo sin un mayor esfuerzo, si están decidiendo que método ágil utilizar y tienes muchas dudas Kanban puede ser lo que la primera opción.

Fuentes:

  1. Anderson, D. J., & Carmichael, A. (2017b). Kanban Esencial Condensado. Lean-Kanban University.
  2. Kniberg, H., & Skarin, M. (2010b). Kanban and Scrum – Making the Most of Both;Enterprise Software Development. Lulu.com.

Posted by Giovanny

Coach ágil con experiencia en implementación y adopción de marcos de trabajo agiles. Acompaño y transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas para adoptar nuevas formas de trabajos basados en la entrega temprana de valor, mejora continua y aprendizaje.

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