En las organizaciones se presentan problemas que bloquean el ritmo de trabajo de las personas para la generación de valor, y acudimos a solucionarlos dependiendo el grado de importancia, uno de los criterios de priorización que solemos usar por ejemplo es de contrastar lo Urgente Vs Importante, sin embargo indagaremos un poco para comprender que dependiendo del tipo de problema se puede ir por un camino o por otro, no solo centrarce en un solo enfoque.
Nadie está en mayores problemas que la persona que cree que no los tiene.
Taiichi Ohno
En el pensamiento Lean definimos como problema cualquier resultado que no sea el rendimiento deseado en un momento dado, siguieno en esa linea el autor Art Smalley en su libro “Cuatro tipos de problemas: desde la contención reactiva hasta la innovación creativa», comparte que los problemas se pueden categorizar de la siguiente manera:
Problema tipo 1: Contención
Se basa en respuestas rápidas a problemas que son causados de forma impredecible afectando la operación normal de la organización y se deben tomar medidas para reanudar rápidamente a las condiciones normales. Son problemas que son importante y urgentes a los que se le dan las prioridades mas altas deteniendo todas las actividades en curso. Durante su solución no existe el tiempo suficiente para realizar análisis a profundidad ya que el propósito es garantizar la estabilidad, sin embargo, se deben de solucionar lo mas pronto posible, una vez solucionado se analiza a profundidad la causa raíz y se definen procedimientos para evitar que vuelva a ocurrir.
No existe una practica recomendada para resolver estos tipos de problemas, ya que las personas actúan bajo sus instintos de supervivencia para mitigar el contexto de caos que se presenta.
EJ: El portal web de la compañía este caído impidiendo realizar transacciones a los clientes de los canales digitales.
Problema tipo 2: Desviación Estándar
Se basa en respuestas recurrentes a problemas que son causados de forma repetitiva afectando la calidad de la generación de valor, son importantes por lo que se dedica tiempo para hacer un análisis a profundidad de lo que esta sucediendo con el propósito de encontrar la causa raíz y ajustar el procedimiento para garantizar la calidad en el flujo de valor.
Una técnica que se puede utilizar para resolver este tipo de problemas es el uso del la practica del reporte A3. Es una práctica de las empresas Lean para desarrollar un problema, un análisis, una acción correctiva, un plan de acción y seguimientos, es necesario tener un proceso empírico para tomar conocimiento y posteriormente tomar acción. Este tipo de problemas deben solucionarce en días o semanas para poder operar con la calidad necesaria para los clientes.
EJ: Se presenta inconsistencias en los cálculos de las facturas de los clientes nuevos del ultimo fin de semana.
Problema tipo 3: Condición objetivo
Se basa en respuesta a superar el estándar actual en busca de mejorar el rendimiento para todos los procesos y flujos de valor actual, son problemas creados para proyectar un estado futuro al que se le realizaran cambios sistémicos que brinde un nuevo flujo de valor que opere con estabilidad paras lograr los objetivos de la organización. Se deben solucionar en máximo un trimestre para que el esfuerzo utilizado genere un impacto.
Al igual que los problemas tipo 2, se puede utilizar el reporte A3, como también OKRs de nivel táctico con el propósito de movilizar acciones transformacionales.
EJ: Reducir el Time to Market en un 10%
Problema tipo 4: Innovación
Se basa en dar respuesta a las necesidades de los clientes y los cambios en el mercado, son problemas creados de forma proactiva enfocado en los temas importantes que los altos ejecutivos necesitan abordar para desplegar la estrategia en la organización. Se busca una visión o condición ideal que conlleva mejoras radicales entorno a los productos, procesos, personas, sistemas o del valor para el cliente más allá de los niveles actuales. Se proyectan solucionar en varios Trimestre o a 1 año.
EJ: Aumentar en un 30% los ingresos por los canales digitales en la organización.
Interiorizar lo tipos de problemas permite comprender los diferentes niveles de mejora continua que deberían suceder en las organizaciones y cómo deben combinarse con las interacciones entre los diferentes niveles de gestión de las compañías para lograr que fluya el valor para satisfacer las necesidades de los clientes.
Fuentes
- Four Types of Problems Art Smalley
- The Toyota Way to Service Excellence: Lean Transformation in Service Organizations, Jeffrey K. Liker
- Lean Thinking Daniel T. Jones, James P. Womack
- The Toyota Way Fieldbook A Practical Guide for Implementing Toyota’s 4Ps Jeffrey K. Liker David Meier
- Toyota Kata Culture: Building Organizational Capability and Mindset Through Kata Mike Rother
- Necesitamos Enfoques Apropiados Para Cada Uno De Los Cuatro Tipos De Problemas De Gestión Que Enfrentamos: http://academialeanmanagement.blogspot.com/2019/09/necesitamos-enfoques-apropiados-para.html
