Reuniones efectivas con World Cafe (Café del Mundo)

En varias ocasiones cuando se comienza un proyecto o está en fase de ante proyecto o estamos en una reunión que necesita una toma de decisión, habitualmente debido a la cantidad de personas necesarias en las reuniones, es muy normal que se dificulte aterrizar las ideas ya que todos quieren hablar y reafirmas sus ideas, y se vuelven círculos viciosos de nunca acabar.

World café es una técnica que gracias a la conversación, interacción y participación de todas personas por medio de iteraciones de tiempo definido, logra generar conclusiones puntuales aplicando inteligencia colectiva.


Todo comienza en dividir los participantes en grupos pequeños (recomendados de máximo 5 personas). Se da a cada equipo un papel (grande o pequeño) y se simula como si fuera el mantel de una tienda de café. Se sigue entregando marcadores de colores para facilitar la escritura en el papel. Es de vital importancia que los participantes estén cómodos para que fluyan las ideas.

Después de tener armado el escenario con las mesas de café, damos un tiempo determinado (normalmente es de 20 minutos, aunque depende el contexto y lo que se siquiera lograr) para que respondan una pregunta poderosa que es muy importante resolver en la reunión.

La idea de la dinámica es que se escriban en el papel las ideas más importantes que podrían responder esa pregunta, ya sea con dibujos o textos. Es importante que todos los las personas participen activamente, por lo que es muy relevante que el facilitador este incentivando a la participación constante mente. Recomiendo ambientar el lugar con música que genere activación en los participantes, también tener un Timer en un lugar visible para todos y se esté permanente mente recordando el tiempo restante.

Después de finalizado el tiempo, el equipo selecciona un guardián el conocimiento (un anfitrión) que se quedara en la mesa. Las demás personas se trasladan hacia otra mesa donde no habían estado antes. La función del guardián del conocimiento es contextualizar a los nuevos participantes de la mesa, para conocer las conclusiones que llegaron en la iteración anterior. Posteriormente se inicia la otra iteración donde se responde otra pregunta o se sigue con la misma, depende lo que la situación amerite.

Se realizan varias iteraciones, normalmente 3, y para finalizar la actividad cada anfitrión hace una presentación de todas las conclusiones plasmadas en la lámina.

Durante la aplicación de World café , he visto que es una herramienta muy importante para converger ideas de muchas personas y generar reuniones efectivas.

Fuente:
Agile Team Facilitator (Martin Alaimo )

Posted by Giovanny

Coach ágil con experiencia en implementación y adopción de marcos de trabajo agiles. Acompaño y transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas para adoptar nuevas formas de trabajos basados en la entrega temprana de valor, mejora continua y aprendizaje.

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