Tips Facilitación de Retrospectiva a gran escala

Continuando con el post de Retrospectivas a gran escala o con varios equipos , mostraré una de tantas formas de facilitar este tipo de sesiones.

Los primero es definir el lugar, la fecha y las personas, recomiendo para ello tener conversaciones con gerentes, líderes o  jefes donde se comenta de qué trata la actividad y cuál es el objetivo de la misma. Después de tener la aprobación se llega a un consenso de los participantes y la fecha tentativa del lugar. Es bueno seleccionar  un viernes a primera hora , ya que es el ultimo dia de la semana y brinda un poco de comodidad para la participación en la actividad . La sesión podría tener una duración de 2 a 4 horas.

Es importante que los participantes tengan claro que es una actividad donde se van a realizar diferentes ejercicios, por lo que es recomendado llevar ropa cómoda para las actividades.

El lugar es importante, ya que de él dependerá las actividades que se seleccionen para realizar en la retrospectiva. Es bueno contar con un espacio amplio, privado (ya que algunas actividades van a generar sonidos que pueden incomodar a otras personas). También es importante contar con sillas y mesas cómodas, igualmente que sea muy iluminada y cuente con muros o paredes amplios. Si bien el espacio es muy importante, lo más relevante es encontrar un lugar donde las personas estén cómodas.

Después de tener definido el lugar, la fecha y las personas, es bueno realizar la invitación de forma repetitiva para que la mayoría de personas reserven  el tiempo para dedicarle a la actividad sin estar pensando en otras cosas y puedan asistir tranquilamente.

ANTES DE

Antes de iniciar es bueno seleccionar un Co-facilitador de la sesión, ya que se puede descontrolar por la cantidad de personas, entonces es de mucha ayuda para controlar tiempos y actividades.

Definir una agenda que navegue las 5 etapas de retrospectivas efectivas (Crear el ambiente, Recolectar datos, generar entendimiento, decidir qué hacer, cierre de la retrospectiva).

Preparar los materiales y actividades de la sesión , es bueno llegar con tiempo suficiente , para preparar todas las cosas y en caso de que falte algo poder hacer una acción y adaptarse a la situación.

DURANTE

Una posible agenda de la sesión:

 

  • Crear el ambiente   (Actividades)   

 

  • Ejercicio de meditación
  • Ejercicio de Activación : Un juego muy interesante que aprendí de  Alejo , consiste en formar equipos  dando un tiempo para que selecciones una canción , la cual interpretarán frente a los otros equipos , creo que la actividad genera una buena energía para los participantes , ya que es muy divertida y da unos lazos de apertura para la actividad.
  • Seleccionar un compañero (el aliado) : Se realiza haciendo que las personas caminen por el espacio y en un momento puntual , el facilitador propone que cada persona selecciones un compañero, donde van a conversar sobre alguna pregunta poderosa.

EJEMPLO:

¿Cómo se siente en la organización?

¿Qué dificultades ha tenido en la organización?

  • Armar equipos de a 6 personas con mucha diversidad

(Edad, Rol, Género, y demás)

 

  • Recolectar Datos (Actividades)  

 

  • Carrera de Postit: Se divide el espacio en dos puntos, inicio, fin, la idea es que en el inicio, para cada equipo se colocan en una silla 2 marcadores y un taco de Postit , y en el fin se pone una hoja con el número del equipo .El objetivo es que se debe escribir en un postit respuestas a una pregunta poderosa , la idea es que las personas corran del inicio al fin llevando un marcador en la mano y peguen el Postit escrito , en el número de su equipo.

La única regla de la actividad es que para pegar un post it , la personas que este corriendo debe llevar en sus manos el marcador.

  • Después de finalizar la carrera ,cada persona va con el  aliado, y van conversando sobre los datos recolectados.

 

  • Generar entendimiento (World Cafe)  

 

Para generar discusiones y conversaciones poderosas, es bueno utilizar técnicas de facilitación de espacios participativos.

 

  • World Café : Con los equipos formados realizamos 3 iteraciones respondiendo preguntas poderosas:

EJEMPLO:

1 iteración : ¿Qué nos duele en el la organización?

2 iteración : ¿Por qué nos está doliendo la anterior?

3 iteración : ¿Cómo se podrían remover esas dolencias?

  • Fishbowl  : Sobre la información recolectada en el World Café dialogar , sobre las causas raíces de las dificultades( los facilitadores  anote las frases más importantes que se digan en el espacio).

 

  • Decidir qué hacer  (Actividad Pregunta desafiante)  20 Minutos:

 

  • Con los equipos,en una hoja realizar una pregunta desafiante con la información recolectada  durante todas las actividades .
  • Pasar al equipo de la izquierda la pregunta y en otra hoja de papel responder la pregunta que dio el otro equipo .
  • Pegar la pregunta y respuesta en la pared como si fuera una exhibición en un museo
  • Pasear por la galería y observar cuales de las respuestas llaman más la atención y puntuar, SOLO 3 Votos.

 

  • Cierre de la retrospectiva  (Preguntas)  20 Minutos:

 

  • Preguntar  al aliado  ¿Cómo se sintió en la retrospectiva?
  • Algunas Preguntas a los participantes  :

¿Cómo estuvo la retrospectiva?

¿Propuestas de mejora para una siguiente sesión?

¿Y después de la retrospectiva que?

  • Fotografía de los participantes
  • Ejercicio de meditación
  • Ejercicio de Activación

DESPUÉS DE

Al finalizar la sesión, nos encontraremos con mucha información recolectadas, donde los participantes dieron su opinión, con el sentimiento de ser escuchados.

Recomiendo que el facilitador agrupe toda la información y la comparta con los participantes e interesados de los resultados.

También que se propongan sesiones para generar plan de acción para implementar lo recolectado.

Posted by Giovanny

Coach ágil con experiencia en implementación y adopción de marcos de trabajo agiles. Acompaño y transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas para adoptar nuevas formas de trabajos basados en la entrega temprana de valor, mejora continua y aprendizaje.

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