Las tendencias de la agilidad empresarial muestran como cada vez es común ver unidades que no son de tecnología apostar en adoptar algunas practicas, técnicas y métodos para mejorar la eficiencia y eficacia de la unidad.
En este articulo presentare los 8 pasos que considero debe transcurrir una unidad que desea ser acompañada para adoptar agilidad.
Las raíces del éxito de Toyota no se encuentran en sus estructuras organizativas, sino en el desarrollo de la capacidad y los hábitos de su gente.
Mike Rother
1. Entendimiento Agilidad
Para el primer paso es fundamental tener un entendimiento compartido de lo que es agilidad, cuales son los conceptos claves, que métodos existen, cuales son los modelos mas utilizando, identificación de experiencias adoptando agilidad en otras organizaciones y que se debe movilizar para tener resultados con impacto.
Algunos conceptos que se pueden dar en esta sesión son sobre Business Agility, pensamiento lean, OKR, Management 3.0, marcos de trabajo agiles y demás.
El propósito de este paso es el de generar un entendimiento de lo que es agilidad para generar conciencia de lo que es y lo que conlleva la adopción. Las respuestas que se buscan responder son: ¿Es agilidad es lo que se necesita? ¿Agilidad me resuelve algún problema que tengo actualmente?
Ver más Preguntas guía para saber si agilidad es lo que se quiere
2. Conocer Expectativas
En el segundo paso se busca entender los deseos de adoptar agilidad y como ha sido el camino que han recorrido para la mejora continua, por medio de la conversación con la participación del líder de la unidad y también la participación de sus reportes directos.
El propósito es indagar para entender el qué, para qué y por qué requieren incorporar agilidad, conocer si hubo experiencias previas (consultorías, implementaciones, etc.) y comprender la necesidad de adoptar agilidad.
Ver más 5 preguntas guía entender el contexto antes de adoptar agilidad
3. Patrocinio
En este paso se desea explicar que implica adoptar agilidad a nivel de Personas, Procesos, Presupuesto y Tecnología, para estar de acuerdo en los desafíos que están dispuestos a aceptar y brindar todo el apoyo necesario para la toma de decisiones.
El propósito es establecer quien será el sponsor de la iniciativa de adopción, como va a ser su participación, cuanto presupuesto se dispone, con que, y quienes se cuenta, cual es la capacidad disponible y como seria la dinámica de trabajo.
4. Entendimiento Contexto
En este paso se quiere saber como funciona el ecosistema, estrategia de negocio, procesos críticos y principales pain points. Para ello se deben tener conversaciones con personas que conocen sobre la unidad y tiene un conocimiento mas profundo sobre la misma. Para ello se debe solicitar documentación (presentaciones, flujos, etc.), análisis de la información relevada, objetivos del área, métricas de desempeño, entre otros.
El propósito es ir a donde se genera el valor (gemba) para comprender y empatizar con el sistema de trabajo, con el propósito de definir una situación actual que será el punto de partida para establecer como se debería abordar la adopción de agilidad.
Algunas preguntas claves son:
- Propósito del Área: ¿Cuáles son las responsabilidades del Área? ¿Para que existe el área?
- Objetivos del Área: ¿Cuáles son los objetivos del área comprometidos en la organización?
- Métricas del Área: ¿Cuáles son los KPIs que tiene el área para medir el desempeño?
- Organigrama: ¿Cómo está conformada el Área, Roles y Responsabilidades?
- Procesos claves del área: ¿Cuáles son los servicios? ¿Cómo se ejecutan? ¿Flujos de procesos?
5. Alcance del Cambio
En este paso se define cual va a ser el alcance inicial de la adopción, validar la dirección y alcance del cambio/mejoras a realizar en el ciclo de acompañamiento, la capacidad necesaria, la temporalidad y la ruta de adopción.
El propósito es tener una visión compartida de a donde se desea llegar en una temporalidad especifica y cuales son las acciones necesarias para llegar al objetivo.
Algunas actividades que son necesarias realizar son:
- Establecer objetivos y beneficios esperados, cómo se medirá el impacto del cambio
- Definir y priorizar los frentes de trabajo.
- Definir el plan de trabajo en el área.
6. Coalición Del Cambio
En este paso tomando como referencia el alcance del cambio para poder acordar con que personas de la unidad se va a trabajar mano a mano para la adopción de agilidad, la coalición del cambio tiene como objetivo desarrollar una visión de cambio y una lista de posibles iniciativas estratégicas en las cuales concentrarse para lograr implantar con éxito una nueva forma de dirigir el área para aprovechar las posibilidades de hacer mejores productos y servicios. Para ello se debe generar un acuerdo con el sponsor para conocer las personas que conformaran el equipo de trabajo, su disponibilidad y prioridad en las actividades que se requieran.
El propósito es contar con un equipo que pueda navegar de una forma rápida por las cuestiones técnicas del área y ayudar a que sea mas fluido la adopción de las practicas y técnicas. Algunas actividades pueden ser el Onboarding al “equipo de transformación” y la realización de un Kick Off con todos los involucrados (entendimiento común de los cambios/mejoras que se realizarán).
7. Implementación
En este paso es donde se despliegue de la estrategia de adopción de cambios/mejoras, también es el paso donde mayor tiempo se estará invirtiendo, ya que, dependiendo el contexto, factores claves del área, expectativas y compromisos la duración podría variar.
El propósito es la ejecución de las actividades lideradas por el equipo de transformación con el asesoramiento del agente de cambio para la implementación de modelo de adopción de agilidad.
Existen varios enfoques de acompañamiento que se utilizaran, dependiendo el problema que se desea resolver:
- Trainning: Capacidad de Instruir a otros en conocimientos específicos, herramientas y perspectivas, para que las personas interioricen los conceptos.
- Mentoring: Capacidad para traspasar la experiencia, el conocimiento y la orientación para ayudar a crecer a otro en los mismos o similares dominios de conocimiento.
- Facilitating: Capacidad para ser guía neutral, que, a través de procesos, ayuda a las personas a llegar a tomar decisiones y definir soluciones manteniendo un propósito.
- Consulting: Capacidad de adopción de una evolución ágil buscando que agilidad esté estrechamente unida a la búsqueda de sus objetivos competitivos mostrando posibles escenarios futuros, basado en lo que ahora se conoce.
- Coaching: Capacidad para actuar como coach, enfocado en el interés del cliente, dejando lo determinar la dirección, en lugar de influir por conocimiento o opinión.
8. Cierre Acompañamiento
En este paso se realizan todas las actividades necesarias para habilitar las capacidades internas del área con el fin de que se continúe la adopción de agilidad por cuenta propia. Se debe dar un acompañamiento en la consolidación de los métodos y practicas, homologación de artefactos, roles y eventos.
El propósito es la habilitación de agentes de cambio que sostengan los cambios en la adopción de agilidad por medio de liderazgo ágil. Para ello se debe construir un de modelo operativo que guie la homologación de las practicas.
Con este Roadmap de actividades se tendrá una guía de pasos importante para dar en la adopción de agilidad para cualquier área de la organización, brindando los componentes necesarios para dar un buen acompañamiento.
