El sistema OKR es una herramienta simple para alinear y comprometer a las personas de las organizaciones a través de objetivos medibles, se resalta los grandes beneficios que dan a las organizaciones, fundamentándose en el entendimiento compartido de los objetivos estratégicos en todos los niveles.
El 40% de los CEOs globales mencionan que la falta de alineación es el mayor desafío para la ejecución de la estrategia
Harvard Business Review: “Why Strategy Execution Unravels”, Robert Kaplan and David Norton
Los cuatro súper poderes de los OKR:
- Centrarse y comprometerse con las prioridades.
- Coordinarse y conectar para trabajar en equipo.
- Realizar el seguimiento de las responsabilidades.
- Exigirse lo imposible.
Pueden ser aplicados a cualquier tipo de organización:
• Una pequeña Start-Up, donde las personas necesitan orientarse a la misma dirección, los OKRs Pueden ser un mecanismo de supervivencia.
• Una mediana empresa, que presenta un crecimiento organizacional rápido, los OKRs clarifican las expectativas, ¿Que necesitamos realizar y quienes trabajan en eso?
• Un empresa Grande, los OKRs señales en la ruta , eliminan los silos y cultivan la colaboración.
Si bien es difícil de encontrar una forma homologada de realizar un ciclo de OKRs, ya que no hay reglas mandatarias o leyes universales sobre su uso, ya que es un practica adaptable y flexible que se debe ajustar al contexto y a la cultura empresarial.
Sin embargo, se pueden tomar como base de conversación las siguientes actividades que se pueden tomar las que apliquen a mi contexto y se adapten mejor a la necesidad:
Definir estrategia para implementar OKRS
Antes de iniciar a adoptar los OKRS es importante responder la pregunta ¿Por qué Usar OKRs en este momento? Y si realmente la dinámica va a generar valor en la organización.
También se debe determinar a que nivel se desea introducir el sistema de OKRS, puede ser para toda la organización, solo para ejecutivos, gerencias, programas o incluso a nivel de equipos. Importante definir la cadencia que tendrán (La mejor cadencia de OKRs es la que se adapte mejor al contexto y la cultura de tu negocio), así como los eventos correspondientes para sincronización, monitoreo y evaluación de resultados.
Teniendo el alcance de la adopción realizar las conversaciones y los entrenamientos pertinentes para iniciar la adopción para que todos los involucrados tengan un entendimiento y hablen el mismo idioma.
OKRs requiere un publico comprometido por lideres, en palabras y en profundidad.
Algo importante es contar con un miembro senior de la organización que sea el sponsor de la iniciativa de implementación de OKRs y tener apoyo en la adopción.
Es muy importante aclarar que va depender el contexto donde se estén implementando los OKRS, ya que puede varia un poco si lo tomamos desde la capa estratégico, táctica o operativa.
Ciclo OKRs
Definición de los objetivos
El OKR Owner define los objetivos por medio de su percepción de su contexto, analizando cifras y buscar que los objetivos impacten en los objetivos estratégicos de la organización. Se debe determinar el nivel de importancia de cada objetivo y deben estar acompañados de un set de resultados claves, presentando su misión, visión y estrategias.
Se recomienda limitarse a tener máximo 5 objetivos, y no tener mas de 5 resultados claves por objetivos.
Esta actividad se puede hacer individualmente o con acompañamiento de un equipo.
Existen 2 tipos de objetivos
- Objetivos Exigentes: Son los que fuerza a las personas a esforzarse y salir de la zona de confort, son muy difícil de lograr y requiere mucho esfuerzo. En Google un cumplimiento del 60- 70% de estos objetivos se consideran un buen resultado. Si tus objetivos exigentes se completan al 100% en poco tiempo es porque posiblemente no eran exigentes.
- Objetivos Asignados: Son aquellos que hemos convenido alcanzar, y deberemos estar dispuestos a ajustar nuestras planificaciones y nuestros recursos para asegurarnos de que cumplimos con ellos.
Son mas operativos, del día a día, orientado mas a lanzamiento de productos, reservas, contrataciones, clientes, ventas. Los directivos los establecen a nivel de empresa y los empleados a nivel departamental. En general, estos objetivos asignados —como pueden ser las expectativas de ventas e ingresos— deben cumplirse en su totalidad (al cien por cien) en un marco de tiempo limitado.
Se presentan los objetivos a los líderes de equipos, para discutir y desarrollar los resultados claves.
Se debe tener un tiempo de holgura para la definición de los objetivos y resultados claves, por lo que estas sesiones se realizan unas semanas antes de iniciar el periodo de tiempo en la que vamos a iniciar la cadencia de los OKRs (Anual o Trimestral).
Comunicar las metas que se quieren alcanzar con los equipos involucrados y recibir comentarios de las personas que van a ayudar es importante ya que pueden aportar desde otro punto de vista y clarificar el panorama, conectando los hilos sueltos ayudando a mejorar el compromiso de las personas. Después de realizar los ajustes pertinentes.
Definición de Objetivos por los equipos
Cuando se conocen los objetivos que se han definido, cada equipo usando un enfoque bidireccional definen sus OKRS que impacten los objetivos estratégicos, los lideres permiten que las personas colaboren y trabajen alineados a las prioridades y definan como sus responsabilidades contribuyen a las metas de la organización.
Esquema OKR n.º 3: OKR para la organización. – Tomado de Mide lo que importa
Comunicación de los OKRs
Se presentan todos los OKRS, ya sea en una sesión conjunta o se divulgan de manera digital. Es de vital importancia que los OKRs sean transparentes y visibles para todos, y que cualquier persona pueda acceder a ellos en cualquier momento. Se pueden utilizar herramientas de gestión, wikis, repositorios entre mas.
Identificar dependencias y buscar interdependencias entre equipos e iniciativas
Cuando todos los equipos tienen definidos sus OKRs, es importante que toda la organización los conozca y buscar sesiones donde se vean cuales pueden ser comunes y se puedan trabajar en conjunto. También se debe buscar planificaciones conjuntas de actividades ya que puede que un objetivo impacte varias áreas y equipos por lo que se debe buscar un mecanismo para que planifiquen y logren el resultado juntos.
Check-ins de los OKRs
Una vez acordada la cadencia para ver el progreso de los resultados claves y las iniciativas, que sean sesiones reguladas y con una agenda definida. Se utiliza el espacio para para saber el estado de los OKRs, se puede ver cada resultado clave y ver el estado en que se encuentra, por ejemplo, si esta bien se puede poner en color verde, en amarillo si hay un riesgo o impedimento que no permite la ejecución correcta y en rojo cuando es necesario hacer un ajuste a la definición.
Deben ser sesiones cortas para hacer inspección y adaptación y buscar mejorar.
Recomendaciones:
• Conocer el progreso regularmente para evitar sorpresas.
• Identificar obstáculos
• Ajustar el plan que se tienen para adaptarse al contexto
• Interacción entre los gerentes y empleados
Revisión de los OKRs
Monitoriar el desempeño y los resultados es uno de los principios fundamentales de los OKRs. La idea es calificar los resultados claves mediante una escala de colores para calibrar la eficacia:
0,0-0,3 se marca en rojo. (No hemos conseguido hacer progresos reales.)
0,4-0,6 se marca en amarillo. (Estamos haciendo progresos, pero no llegamos a la consecución del resultado.)
0,7-1,0 se marca en verde. (Resultado cumplido)
Cuando todos los resultados clave estan en 1,0, se puede decir que el objetivo esta completado.
Retrospectiva y lecciones aprendidas de los OKRS.
Después de finalizar el ciclo de OKRs es bueno un momento para analizar como fue el ciclo de OKRs, inspeccionar cada una de las sesiones, validar si se esta generando valor, buscar oportunidades de mejora y adaptar el ciclo para ser mas efectivos.
Como podemos observar el ciclo nos ayudara mantener el foco en los objetivos propuestos y ayuda a que las personas estén direccionadas hacia un propósito compartido.
Fuentes:
- Measure What Matters John Doerr
- The Beginner’s Guide to OKR Felipe Castro
- OKR Examples The Ultimate List of OKR Examples for B2B Companies
- The Definitive Guide To OKRS
