La coyuntura internacional del Covid19 a hecho que las organizaciones adopten el trabajo remoto como dinámica laboral acatando las recomendaciones gubernamentales sanitarias con distanciamiento social.
Existen grandes desafíos como suelen ser mantener la productividad, continuar con una comunicación fluida, generar compromiso, lograr colaboración y alcanzar los objetivos, sin embargo, ya existen equipos agiles que están localizados en diferentes partes del mundo que llevan buen tiempo trabajando agilidad distribuida y han demostrado resultados efectivos trabajando en esa modalidad.
Los equipos agiles que estaban acostumbrados a estar situados en un mismo lugar, que día a día compartían en la oficina para hacer sus reuniones y eventos, se han desplazado a un entorno digital saliendo drásticamente de las rutinas normales de trabajo, y es esencial el adaptar al nuevo contexto para mantener vivas las organizaciones con el fin de esquivar las amenazas (Adaptación al cambio).
Uno de los eventos que mas dificultad esta presentando a los agentes de cambio por el trabajo remoto son las retrospectivas, sesiones de mejora continua para buscar mejorar el proceso para la construcción de las soluciones, por ello comparto algunas recomendaciones para realizar retrospectivas remotas que ayuden a los equipos a mantener la dinámica y sacar el mayor provecho a la sesión.
Antes de
Es necesario que se tenga preparado todos los elementos necesarios para generar un espacio de conversación fluida, computadores, conexión a internet, auriculares, cámara, accesos a las herramientas, horario, agenda estructurada e insumos para la toma de decisiones.
Es importante preparar las dinámicas que tendrá la sesión para cada una de las partes de una retrospectiva efectiva (Armar el escenario, Recolectar datos, Indagar, Decidir qué hacer, Cierre) existen sin fin de dinámicas ya creadas o si se desea se puede ser creativo inventando alguna.
Si se necesita inspiración Retromat es una muy buena herramienta que recolecta mas de 100 dinámicas para facilitar las retrospectivas.
Después de tener estructurada las dinámicas de la retrospectiva, es importante saber como va a ser la interacción con las personas, para recolectar información se puede utilizar Mentimeter, Kahoot, Survey Monkey, Google Form entre otros. Utilizar herramientas para la creación de lienzos y tableros para que las personas interactúen entre ellas, para ello miro o mural pueden ser las recomendadas.
Comparto un consolidado de herramientas que ayudaran a seleccionar las adecuadas al contexto:
Comparto algunos templates que he utilizado para facilitar retrospectivas que pueden utilizar para tener inspiración para la sesión:
Durante
Lo primero que se debe definir son los diferentes acuerdos de la sesión, como la señal del silencio, llamado al foco, timebox, uso responsable de los dispositivos móviles, participación activa. Es muy buena idea activar las cámaras con el fin de generar conexión entre los participantes invitando a la colaboración.
Al iniciar una sesión es recomendable tener un momento para realizar un Ice Breaker con el objetivo de despejar la mente, aquí algunos que se pueden utilizar:
Durante la dinámica ir anotando los temas mas importantes que se van tratando en la sesión, con el fin de documentar los acuerdos que se van generando entre los participantes.
Para finalizar la retrospectiva pueden entregar Kudos entre los miembros del equipo, dar agradecimientos, recolectar feedback para mejorar la siguiente o incluso tomar una foto para tener memorias de la sesión.
Después de
Se comparte la información recolectada y se acompañan los accionables a implementar.
Hacer retrospectiva de forma remota son igual de efectivas que realizarlas de manera presencial, es responsabilidad del facilitador de generar la dinámica para convocar a la participación de los miembros del equipo y de ahí generar acciones de mejora que ayuden a mejorar las dinámicas de trabajo.
Fuentes:
https://www.collaborationsuperpowers.com/wp-content/uploads/2015/07/Online-meeting-facilitation.pdf
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Giovanny en algunos no veo hilo conector entre recoger datos. Analizar y tomar acción. Son temáticas diferentes. Que me puede ayudar a darle ese hilo conductor a estas tres partes de la retrospectiva?
Hola Victor, gracias por comentar,
los pasos que normalmente se realizan son:
1.Comprender la situación actual: Para ello se recopila la información histórica que se tiene sobre los indicadores que deseamos mejora, con el fin de sentar las bases para la conversación.
2.Hacer análisis de Causa Raíz: Para ello se analiza los resultados, se identifican brechas y se comprende el porque de los resultados.
3. Generar acciones de Mejora: Para ello se toma los temas analizados y se comprometen acciones para realizar experimentos que ayuden a tener mejores indicadores.
En la retrospectiva, puedes incrustar esta dinámica como una completa, o puedes hacer que sea solo la parte de generación de accionables, queda mas a la creatividad que se desea dar a la sesion.
Muchas gracias por Comentar Victor y espero que mi comentario te ayude.
Saludos