¿Qué es Toyota Kata?

La filosofía Lean que nació desde la cultura de Toyota en la construcción de vehículos, a permitido llegar a diferentes organizaciones de distintas industrias adoptando algunos métodos que se han construido durante muchos años y que han generado un impacto positivo, ya son parte del ADN de la organización mostrando resultados en todos los niveles y se convirtieron en mejores practicas que son usados en el día a día.

Una de ella es Toyota Kata, parafraseando la definición en Cultura Toyota Kata (2018), del autor Mike Rother nos indica que  “Es un proceso para desarrollar competencias por medio de crear capacidades de pensamiento científico que sean aplicables a cualquier objetivo que suponga un desafío, adquiriendo conocimiento a través de la experiencia y de la experimentación que forman parte regular de las actividades cotidianas por medio de una pequeña rutina de práctica estructurada, entre un aprendiz y un mentor que se convierten en hábitos y proporcionan nuevas habilidades por medio del aprendizaje”.

Algunos dicen que mi enseñanza es absurda. Otros, que es elevada pero no práctica. Pero para aquellos que han visto dentro de sí, lo absurdo tiene sentido. Y para quienes la pusieron en práctica, su altura tiene profundas raíces.  

Lao Tzu, Tao Te King

Roles

El proceso es una relación entre un mentor que acompaña a un aprendiz a alcanzar sus objetivos direccionados por los desafíos.

Aprendiz: responsable principal del proceso, define el que y el como, es el encargado de ejecutar las acciones, entiende su desafío analizando su entorno y experimenta para alcanzar sus objetivos por medio del aprendizaje.

Mentor (Coach): responsable del método, garantiza que el aprendiz trabaje de forma científica según los patrones, ofrece feedback correctivo sobre sus acciones y ayuda al aprendiz a mejorar sus habilidades para aumentar sus competencias por medio de su experiencia. Algunas veces se agrega otro rol que es un segundo coach, que es una persona que actúa como observador y da feedback al mentor sobre el acompañamiento que esta dando al aprendiz.

Rutinas

TK se estructura con dos rutinas que guían el proceso para comprender el pensamiento científico.

Kata de Mejora (Improvement Kata): Es una rutina que consta de cuatro pasos donde se define y enseña buenos hábitos de prácticas para el proceso de mejora. En The Toyota Way to Service Excellence (2016), del autor Jeffrey K. Liker quien nos indica las cuatro partes del kata de mejora:

• Desafío. ¿Cómo contribuyen mis actividades de mejora a un objetivo de mayor alcance que es importante para la organización?
• Estado actual. Entender a fondo los patrones operativos actuales en el gemba a partir de la observación directa y el uso de datos para comprender mejor lo que está sucediendo.
• Obstáculos y siguiente estado objetivo. Definir el siguiente patrón operativo que nos aproximará al desafío y los obstáculos que se interponen entre nosotros y el siguiente estado objetivo.
• Experimentos. Aquí es donde se aplica el ciclo de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar como una serie de ciclos de aprendizaje rápidos en los que se efectúan predicciones acerca de lo que se espera que ocurra en cada experimento después del cual se comparan los resultados de la predicción con la hipótesis.

Kata de Coaching (Coahing Kata): Es una rutina de cinco preguntas de práctica para la enseñanza del patrón de la Kata por medio dialogo entre un mentor y un aprendiz en ciclos de coaching.

Se compone de las siguientes preguntas que realiza el mentor al aprendiz:

1. ¿Cuál es el Estado Objetivo?
2. ¿Cuál es el Estado Actual?

                                     Reflexiona sobre el último paso dado

• ¿Cuál ha Sido el Ultimo Paso que has planificado?
  • ¿Qué Resultado Esperabas?
  • ¿Qué Ha Sucedido Realmente?
  • ¿Qué Has Aprendido?

• ¿Cuáles son los Obstáculos que actualmente te impiden alcanzar el estado objetivo?

 ¿Cuál quieres abordar ahora?

• ¿Cuál será tu Siguiente Paso (Siguiente Experimento)? ¿Que esperas aprender de el?

¿Cuándo podremos ver lo que Hemos Aprendido tras dar dicho paso?

Ciclo

El ciclo de Toyota Kata se compone de dos partes que deben transitar el aprendiz con la Kata de mejora y el mentor con la Kata de coaching donde se planifica y ejecutan las acciones.

Planificación: esta parte esta enfocada en entender el propósito del desafío, direccionar las acciones a realizar identificando las oportunidades de mejora, entender el estado actual y establecer el siguiente estado objetivo. Dependiendo del acuerdo de las cadencias se define una fecha limite, ya sean cadencias semanales, mensuales, trimestrales o anuales (depende del contexto y el nivel organizacional ya sea estratégico, táctico u operativo)

La definición del desafío es el punto donde conectan la estrategia y la ejecución, por ello es importante que el desafío este direccionado por los lideres inspirados por los objetivos estratégicos de la organización. Se analizan indicadores históricos que permita conocer cuando se alcanza la siguiente condición.

Ejecución Llevar a cabo experimentos con duraciones cortas, el propósito es realizar acciones que lleven poco esfuerzo y si grandes impactos. Aquí es donde se llevan acabo los experimentos y los ciclos de coaching registrando los experimentos y los aprendizajes que se adquieren. La ejecución es responsabilidad total del aprendiz, sin embargo, es posible que reciba recomendaciones del mentor para facilitar el ciclo de aprendizaje.

Toyota kata es un método que ayuda a las organizaciones a movilizar las acciones de mejora por medio de un ciclo de mentoring donde una persona experta enseña el patrón a un aprendiz ayudándole a crecer en sus competencias por medio de aprendizajes por experimentos.

Fuentes:

1. Toyota Kata Culture: Building Organizational Capability and Mindset through Kata Coaching- Mike Rother
2. The Toyota Way to Service Excellence: Lean Transformation in Service Organizations – Jeffrey K. Liker
3. https://leanfrontiers.com