La búsqueda de la perfección es un principio del pensamiento Lean, su propósito es enseñarnos que siempre hay que mejorar incluso si ya tenemos buenos resultados, es vital estar retando el estado actual y encontrar las mejoras formas de generar valor.
Para ello comparto algunos conceptos que considero son importantes conocer para comenzar iniciativas de mejora continua ya que son temas que se encuentran en la ejecución de las acciones.
Una mejora continua implica tanto pequeños pasos como grandes cambios procedentes de un pensamiento innovador
Jeffery Liker
Resolución de problemas (Problem Solving)
Esfuerzo de mejora de procesos en la que las personas están comprometidas a identificar y cerrar brechas entre la situación actual y la condición objetivos, realizando planes de como se abordara la causa del problema y lo necesario para adoptar una solución.
Se reconoce que la resolución de problemas nunca termina ya que siempre debe estar presente y siempre comienza cuando inicia la implementación de un plan de mejora.
Cuatro tipos de Problema
Concepto que demuestra que la mayoría de los problemas de negocios se dividen en cuatro categorías principales, cada categoría de problema requiere diferente forma de abordarlo en método, duración y gestión.
Problemas Tipo 1: Contención, problemas que son causados de forma impredecible afectando la operación normal de la organización.
Problemas Tipo 2: Desviación Estándar, problemas que son causados de forma repetitiva afectando la calidad de la generación de valor.
Problemas Tipo 3: Condición objetivo, son respuesta a superar el estándar actual en busca de mejorar el rendimiento para todos los procesos y flujos de valor actual.
Problemas Tipo 4: Innovación, son respuesta a las necesidades de los clientes y los cambios en el mercado, son problemas creados de forma proactiva para desplegar la estrategia en la organización.
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Gestión del Cambio
Metodologías para implementar estrategias para adoptar el cambio, garantizando que las personas se puedan adaptar al cambio de la mejor manera.
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Agente de cambio (Change Agent)
Líder que tiene la fuerza de voluntad y el impulso para iniciar un cambio fundamental y hacer que se mantenga garantizando que el conocimiento se aplica y se convierte en la nueva forma de trabajar. Inspira y motiva a las personas formando coaliciones que potencialicen los impactos.
Ciclo PDCA
Un ciclo de mejora basado en el método científico de proponer un cambio en un proceso, implementar el cambio, medir los resultados y tomar las acciones adecuadas
Planificar: Determine las metas de un proceso y los cambios necesarios para lograrlas.
Hacer: implementar los cambios.
Verificar: Evaluar los resultados en términos de desempeño.
Actuar: Estandariza y estabiliza el cambio o reinicia el ciclo, según los resultados.
Gemba
Cualquier lugar donde realmente se produce el trabajo de creación de valor, donde la mejora real requiere una observación directa de las condiciones actuales donde se realiza el trabajo para comprender la situación actual a través de la observación directa y la indagación antes de actuar.
Ir al gemba es el primer paso para resolver problemas ya que es el lugar en el que aparecen los problemas, así se ven mejor las diferencias entre la realidad y el ideal.
Kaikaku
Mejora radical y revolucionaria de un flujo de valor para crear rápidamente más valor con menos desperdicio, necesitando de un gran esfuerzo, muchos cambios e inversión.
En este caso se experimentan cambios fuertes con el objetivo de realizar una transformación de la situación actual a una nueva condición que no volverá a ser la inicial.
Kaizen
Mejora evolutiva pequeña constituida de cambios incrementales para mejorar con los medios existentes, es decir, prima la creatividad ante la inversión.
Gestión Visual (Visual Management)
Practica para crear un ambiente transparente para propagar la información que de un modo más eficaz que cualquier otro vehículo de comunicación expresando y trasmitiendo sus experiencias, logrando que todos los involucrados puedan comprender en un vistazo (mostrando lo que no se ve), ayudando a complementar a las personas orientados por los sentidos de la vista, el oído y el tacto.
A3
Herramienta visual para plasmar el problema, el análisis, las acciones correctivas y el plan de acción en una sola hoja de papel grande (A3). Es un método estándar para resumir ejercicios de resolución de problemas, informes de estado y ejercicios de planificación. Cada uno de sus componentes aplican los conceptos del ciclo PDCA.
Trabajo estandarizado
Secuencia deseada de pasos, el tiempo necesario para dar los pasos y otros elementos que aseguren que una determinada actividad se lleva a cabo de forma regular a lo largo del tiempo. Con ello, no solo se garantiza que el propio proceso o actividad se realicen de forma sistemática, sino también la calidad regular del «output o producto» del proceso. La documentación relativa al trabajo estandarizado debe ser simple y visual; en otras palabras, tiene que hacerse pública en el área donde se realiza la tarea en cuestión.
Hansei
AutoReflexión para mirar hacia atrás y pensar en cómo se puede mejorar un proceso o una deficiencia. Se llevan a cabo en hitos clave y al final de una iniciativa para identificar problemas, desarrollar contramedidas y comunicar las mejoras al resto de la organización para que los errores no se repitan. Sin hansei es imposible tener kaizen.
Después de conocer los principales conceptos que son pilares para la mejora continua sigue el paso de profundizar en cada uno de ellos y adoptarlos al contexto actual.
Fuentes
Lean Lexicon, a graphical glossary for lean thinkers – John R. Shook
El modelo Toyota para la excelencia en los servicios: Transformación lean en empresas de servicios – Liker, Jeffrey
Lean Change Management: Innovative practices for managing organizational change – Little, Jason
Lean office: Metodología Lean en servicios generales, comerciales y administrativos- Drew Locher
Las claves del éxito de Toyota- Liker, Jeffrey
https://institutolean.cl/nuevo/2020/01/09/kaizen-kaikaku/
