Delimitar las responsabilidades de los colaboradores es una de las actividades mas importantes de los lideres, debido a que encontramos entornos laborales donde se habla de auto organización, empoderamiento, autonomía y libertad, sin embargo, no se genera el ecosistema adecuado por no tener claros los limites de los deberes y responsabilidades entre las partes involucradas.
El Póker y Tablero de delegación son técnicas que por medio de interacción de las personas se llegan a acuerdos co-creados para delimitar responsabilidades.
La delegación no es algo binario. Hay más opciones que ser un dictador o un anarquista. El arte de la administración es encontrar el equilibrio adecuado
Management 3.0
Delegation Póker
Es un set de carta que cuenta con los 7 niveles de delegación:
Donde Decir (Nivel 1) es el nivel mas bajo de delegación No existe, acordar el nivel intermedio y delegar(Nivel 7) el mas alto Delegación total, entre ellas existen otros niveles que son puntos intermedios.
El juego comienza repartiendo un set de cartas a cada uno de los participantes.
Se identifica una responsabilidad, donde se aclara la situación actual, se plantean las dificultades que se presentan a diario y se propone lo que se espera.
Como en un jugo de póker, cada participante selecciona una carta y la arroja boca abajo. Una vez todas las personas seleccionaron su carta, se da vuelta a todas las cartas y se analizan los resultados. Se genera una conversación donde el mas bajo y mas alto tienen prioridad para explicar el porque de su votación. Una vez se converse el primer resultado se recogen las cartas y se vuelve a votar hasta que se llegue a un consenso.
Un ejemplo puede ser “Seleccionar Fechas de Vacaciones”, ¿Quien debe decidir sobre las fechas?, el líder, los colaboradores, debe ser acordado.
Es recomendado usar cuando no es muy claro el limite entre varios roles y se quiere generar un espacio de conversación para lograr un entendimiento compartido. También es útil cuando un líder quiere comenzar a delegar ciertas responsabilidades a sus colaboradores, permitiendo un espacio de conversación donde se presenten las actividades y su equipo ecualice hasta donde cree que puede llegar a tomar el empoderamiento.
Delegation Board
Es un tablero donde se identifican los 7 niveles de delegación y áreas claves de decisión:
Los niveles de delegación son los mismo que en el delegation póker, sin embargo, en este artefacto el objetivo es identificar 2 variables, el nivel de delegación y la persona (Rol o Grupo) responsable.
El juego comienza haciendo visible el artefacto para todos.
Se identifican las responsabilidades, donde se aclara la situación actual, se plantean las dificultades que se presentan a diario y se propone lo que se espera.
Se anota la responsabilidad en la columna de Área Clave de decisión y se selecciona el nivel de delegación que se desea para esa actividad. De ahí se procede a acordar el responsable de la actividad.
Un ejemplo puede ser el de un agente de cambio que quiere empoderar a sus equipos “Facilitar la sesión de mejora continua”, ¿A que nivel y quien podría facilitar la sesión?, el agente de cambio y su equipo llegan a un acuerdo sobre la responsabilidad.
Es recomendado usar cuando se quieren delegar algunas actividades y responsabilidades a un grupo de personas. Ayuda a generar la auto asignación y seleccionar el empoderamiento donde se considere se puede aportar mas.
TIPS:
– Es bueno que las personas que participen de la sesión tengan muy claro el propósito de la misma, para que aporten lo mayor que puedan.
-Que en la sesión participen personas con poder de decisión, ya que el objetivo es salir con acuerdos que deben oficializarse para su adopción.
-El empoderamiento debe ser paulatino y con acompañamiento, no debe desentenderse del tema por completo, existe una curva de aprendizaje que debe ser guiado con tiempo y ejemplo.
-Las habilidades y la actitud son fundamentales, no todo se puede delegar ya sea por conocimientos o por que simplemente no se quiere aceptar el reto, hay que indagar el contexto y conocer si es posible.
Fuentes:
