Herramientas de facilitación

Algunas veces cuando he facilitado algunas reuniones, he recibido un feedback positivo sobre algunas herramientas que utilizo en las sesiones, creo que usar técnicas un poco salido de lo convencional hace que los participantes se involucren más con el espacio y permitan emerger una mayor confianza , generando reuniones mas efectiva

Como facilitador se tienen varias responsabilidades como por ejemplo , indagar antes de la sesión , enviar invitaciones , preparar las actividades , adecuar los ambientes , disponer de las herramientas de la misma , facilitar la sesión observando el estado de ánimo , hacer que los participantes estén energizado por medio de ejercicios de activación ,preparar los escenarios para generar espacios de comunicación asertiva y dejar un registro de lo realizado ya sea texto o gráfico ,entre otros.

Agenda (Panel de actividades)

Hacer visible la agenda a los participantes, ayuda a dinamizar el espacio y genera ciertas emociones de lo siguiente que se va a realizar, dando un abrebocas de lo que se hará durante toda la sesión. Se realiza utilizando un tablero Kanban, con tres columnas (pendientes, en progreso y terminadas) y dependiendo donde se encuentre la sesión ir trasladando los posit en las diferentes columnas.

Temporizador

Tener visible el tiempo ayuda al facilitador a coordinar los tiempos de las actividades y estar atento a alteraciones en lo planeado y navegar la situación. Para los participantes genera cierta presión al ver que faltan actividades en la agenda, incentivando a realizar participaciones cuando realmente sea necesario.

Como facilitador es importante que el temporizador este visible para todos y de veces en cuando recordar el tiempo restante para coordinar con los participantes las actividades.

Bienvenida

Es bueno comenzar con una presentación de cada uno y realizar las preguntas poderosas, “Cual es el objetivo de la reunión “, “Porque estamos aquí”, “Que necesitamos lograr con la sesión”.

Durante la bienvenida es ideal tener preparado unos ejercicios de activación, para energizar y poner foco en la reunión.

Si ya se han realizado reuniones en el pasado, hacer un repaso de los pendientes y compromisos

Acuerdo de Grupo

Generar acuerdos consensuados entre los participantes sobre qué cosas queremos garantizar y evitar, ayuda a tener un ambiente para realizar reuniones efectivas.

Cuando es la primera sesión es bueno poner un pliego de papel o escribir en un tablero dos columnas, GARANTIZAR Y EVITAR, dar un tiempo y en postit que las personas pongan lo que desean en cada columna.

Garantizar	Evitar
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Después de definir lo que se desea en la reunión, como facilitador propongo algunas técnicas para cada una de las posibles situaciones

Token de la palabra (Respeto por la palabra) : Consiste en asignar a un objeto el “poder de la palabra “ , así cuando alguien tenga el objeto en sus manos podrá hablar. Esta dinámica funciona para que se respete la palabra e igualmente para que no se generen interrupciones.

Acuerdo de aparatos electrónicos ( Generar foco): Es frecuente que todos llevemos a una reunión un aparato electrónico como por ejemplo un celular , Tablet , Reproductor de música, PC y demás , por lo que por cultura nos parece normal revisar email , chatear y demás cuando estamos en una reunión. Personalmente pienso que es una falta de respeto (cuando no es emergencia), por lo que hago que las personas pongan sus aparatos en el centro de la mesa y acordamos cosas como que el que recoge o utilice algún aparato se comprometa a comprar algo para comer para todos.

Señal del silencio (Recuperar el foco) : En algunas conversaciones fogosas es común que las personas se dispersen y comiencen a hablar todos , o comiences en pares a dialogar , por lo que se utiliza un instrumento que realice algún sonido (agudo o grave dependiendo la cantidad de personas) donde se acuerda que cuando el sonido se escuche todos se disponen a hacer silencio. En los eventos agiles se utiliza la práctica de levantar la mano, así cuando alguien ve a una persona con la mano levantada, se dispone a levantar la suya y a realizar silencio.

La señal del silencio recupera el foco de la acción que se lleva a cabo y mitiga que se alcen las voces y se generen roces.

Parking Lot (Estacionamiento de pendientes) : Es común cuando estamos tratando un tema , surjan otros temas en la conversación , que son muy importantes , generando preguntas que hacen perder el foco del tema tratado . La técnica consiste en tener un espacio que cuando detectemos que estamos cambiando de tema o surjan inquietudes, dudas, los anotemos en un posit , los agreguemos al parking lot yl antes de finalizar la sesión , y dar un tiempo para tratar esos temas ordenados por prioridad.

Parking Lot

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Ambientación

Cuando facilito sesiones para grandes públicos (más de 10), suelo utilizar técnicas como World Café para que los participantes encuentres soluciones de una forma dinámica y muy participativa.

Por lo que en los espacios de trabajo en grupos, suelo poner música a un moderado volumen para ambientar la dinámica. Suelo tener 2 playlist, el primero con música para activar, para energizar a las personas, invitarlas a la acción, el otro es más para pensar, temas un poco más suaves para generar concentración en la dinámica. Es bueno utilizar canciones no muy conocida, o por lo menos en otro idioma para evitar que las personas por la música se dispersen.

Técnicas de Generación de ideas para la toma de decisiones

En ciertas ocasiones , no veremos envuletos en escenarios donde es necesario sacar ideas para tomar la mejor decisión , por lo que es bueno tener debajo de la manga algunas técnicas para ello :

-Worldcafe

-BrainStorming

-BraingWrtiting (6-3-5)

-Equalizador

-proaction cafe

-leancafe

-Votacion por puntos

-Open Space

Documentación Gráfica

Después de salir de una reunión es normal que los temas tratados se queden en el aire y no se tenga una bitácora de lo tratado, por lo que recopilar las conversaciones por medio de texto y dibujos hace memoria de los temas más relevantes tratados y así tener una memoria visual de la reunión. También ayuda a las personas que no pudieron asistir, a tener una contextualización de lo sucedido.

Cierre

Es bueno tener una dinámica de cierre que ayude a conocer la opinión de los participantes de la sesión, para identificar que se puede mejorar, para que el siguiente espacio sea superior.

Fuentes:

Agile Team Facilitator (Martin Alaimo )