El pensamiento Lean agrupa un set de principios, prácticas, herramientas, conceptos y técnicas para la generación de valor a los clientes, tomando como base el respeto por las personas y la mejora continua.
En las organizaciones se aplican conceptos que provienen de esta filosofía empresarial, a continuación, comparto algunos de los que considero importantes para los agentes de cambio que estamos en entornos digitales.
Al principio no necesita saber de pensamiento Lean, solo ganas de aplicarlo
Womack, James – Jones, Daniel T
Visibilizar los problemas (Gestión Visual)
La gestión visual es una de las mejores formas de transparentar lo que no es visible a simple vista para las personas. Visibilizar todas las herramientas, solicitudes, actividades, indicadores del rendimiento y artefactos de sistema de trabajo, son acciones necesarias para generar conciencia a todos los involucrados, motivándolos a conocer el estado actual, saber si la situación se encuentra o no dentro de lo normal (estándar) y si no es así, identificar las disfuncionalidades que se deben corregir.
Un lugar de trabajo visible es más fácil de gestionar con el tiempo, facilita el impulso de la mejora continua.
Flujo continuo (Visualizar, Limitar WIP, Ciclos de retroalimentación y oportunidades de mejora)
El flujo continuo consiste en mover una solicitud través de una serie de pasos de procesamiento de la manera más continua posible, por ejemplo, en el desarrollo de software, pasar por estados de análisis, diseño, desarrollo, pruebas y despliegue.
Se busca que una agrupación de personas (equipos) estén conformados por todas las especialidades necesarias para la entrega de las soluciones, de alta calidad y con generación de valor de punta a punta.
Los equipos aportan su contribución en distintos lugares de un flujo de valor empresarial, algunos en el descubrimiento, otros en el desarrollo y otros en área operacional.
El flujo continuo busca la entrega de las soluciones de una en una, dejando atrás el paradigma de gestionar el trabajo por fases (procesamiento por lotes), donde primero se realizan todas las actividades de la iniciativa fase por fase y una vez finalizadas todas las actividades, se pasan a la siguiente fase (donde no se inicia una fase sin haber terminado todas las actividades de la anterior, y así durante todo el desarrollo de la iniciativa). En cambio, el flujo continuo busca generar entregas de punta a punta en un par de semanas, donde cada solicitud pasa por el flujo permitiendo hacer entregas más pequeñas y de forma recurrente, la cual nos da la ventaja de recibir feedback temprano de los clientes, y en consecuencia ajustar la propuesta de valor de la iniciativa de forma iterativa.
Just in time (Reducir o eliminar desperdicios)
El Just in time es entregar justo lo que se necesita, justo cuando se necesita y justo en la cantidad necesaria. Para poder lograr tener un ritmo de entrega sostenible se deben crear ecosistemas de trabajo donde los equipos vayan mejorando el aprendizaje de su dinámica de trabajo, generando cohesión entre los miembros y aplicando mejora continua a cada uno de los pasos necesarios para la generación de valor, con el propósito de reducir o eliminar los desperdicios que se presentan.
Sistema pull (Sistema Kanban para tener flujos de una sola pieza)
Un sistema pull consiste en establecer un mecanismo donde un equipo recoge la siguiente solicitud de las etapas previas una vez que tiene capacidad o que ha finalizado otros trabajos que tenía comprometidos, esto con el propósito de no exceder sus límites de trabajo en progreso (WIP). Establecer las políticas que permitan tener un equilibrio entre capacidad disponible y velocidad de entrega de los equipos, es fundamental para poder satisfacer las necesidades de los clientes.
Gestionar el aprendizaje (Dominar nuevas habilidades a través de la práctica, y a partir de dichas habilidades, crear nuevas competencias.)
Dominar nuevas habilidades a través de la práctica, y a partir de dichas habilidades, crear nuevas competencias. La principal responsabilidad de un líder con pensamiento Lean es el de desarrollar más líderes, por medio del mentoring y sobre todo brindar espacio para la experimentación, aprender de los errores y potencializar las victorias de los colaboradores.
Kaizen (Workshops de Mejora Continua)
Kaizen consiste en Identificar e implementar una mejora significativa en un proceso, constituida por cambios incrementales para mejorar con los medios existentes, es decir, prima la creatividad ante la inversión. Para ello el sentido de urgencia, la conciencia y la inversión de capacidad son temas que se deben interiorizar en las organizaciones para buscar la perfección en el trabajo que se realiza.
Resolución de Problemas (Emprender iniciativas Kaizen)
La resolución de problemas trata de generar esfuerzos de mejora de procesos, identificando y cerrando brechas entre las condiciones actuales y las previstas. Es el llamado a la acción de tomar protagonismo en lo que se debe modificar para ser más efectivo. Consiste en navegar por la organización, generar las conversaciones necesarias, autoorganizar personas, crear espacio de co-creación, accionar experimentos y tomar decisiones para adoptar los cambios necesarios.
Trabajo estandarizado (Documentar y obtener el consenso sobre «mejores prácticas»)
El trabajo estandarizado es definir la secuencia deseada de pasos, el tiempo necesario para dar los pasos y otros elementos que aseguren que una determinada actividad se lleva a cabo de forma regular a lo largo del tiempo para garantizar calidad en las entregas. Generar el conocimiento de las mejores prácticas, para poder compartirla con otras unidades y consolidar los sistemas de trabajo.
Conocer los anteriores conceptos nos brinda una mirada a la base de los métodos de trabajos más populares, que definieron eventos, roles y artefactos para crear sistemas de trabajo teniendo como inspiración el pensamiento Lean como base conceptual y metodológica, la cual se caracteriza por ser una filosofía empresarial cuya solidez dada por décadas de experimentación en múltiples organizaciones, nos ofrece un sinfín de aprendizajes documentados listos para ser aplicados a nuestra realidad actual.
Fuentes
- Lean Lexicon: A Graphical Glossary for Lean Thinkers [Shook, John.]
- Lean Thinking: Cómo utilizar el pensamiento Lean para eliminar los despilfarros y crear valor en la empresa [Womack, James – Jones, Daniel T.]
- Lean Office: Metodología Lean en Servicios Generales, Comerciales y Administrativos [Locher, Drew]
- Las claves del éxito de Toyota: 14 principios de gestión del fabricante más grande del mundo [Liker, Jeffrey K.]
- Rethinking Agile: Why Agile Teams Have Nothing to Do with Business Agility [Leopold, Klaus]
- The Lean Strategy: Using Lean to Create Competitive Advantage, Unleash Innovation, and Deliver Sustainable Growth [Balle ,Michael – Jones, Daniel T. – Chaize, Jacques]
