Cuando se desea realizar un cambio en un área de una organización surgen dudas de saber por donde empezar, como hacer la transición y que necesitamos para generar un impacto.
Por ello es importante tomar como base algunos modelos que nos sirven de inspiración para adoptar lo que necesitamos a nuestra realidad, para tener una estructura que nos guíen en los pasos a dar, por ello comparto algunos modelos que son útiles para tomar como referencia en un proceso de adopción de cambio.
El motor de los cambios importantes debe ser la convergencia de muchas personas y de diversas áreas.
Accelerate: Building Strategic Agility for a Faster-Moving World, John Kotter
Los ocho aceleradores de Kotter
En este modelo el autor John Kotter nos presenta 8 aceleradores para adoptar el cambio, nos ayuda a aumentar radicalmente el número de personas comprometidas con crear o ejecutar iniciativas estratégicas, la clave radica en los voluntarios, la pasión por hacer las cosas, el liderazgo y trabajo en sistema dual (mix entre jerarquía y red)
- Crear un sentido de urgencia: Crear el Mensaje en el cual un equipo cree profundamente y que les sirve de inspiración para aprovechar una gran oportunidad estratégica. Una declaración de la Gran Oportunidad debe ser racional (por qué nosotros, porqué ahora, por qué…), emocionalmente cautivadora (una llamada sincera, positiva y auténtica al corazón) y memorable (clara, corta y sencilla).
- Formar Coalición del cambio: Conformar el equipo que movilizara todo lo necesario para adoptar el cambio, desarrollando la visión, la pasión, la innovación y la celebración. ¿Qué es exactamente lo que hacemos? ¿Cuáles son las responsabilidades? ¿Quién está a cargo? ¿Quiénes son los interesados?
- Desarrolle una visión para el cambio: Establecer una visión de cambio para su trabajo y una lista de posibles iniciativas estratégicas en las cuales concentrarse. Una visión: tiene que ver con actuaciones, personas, clientes y, por ende, con las metas en las cuales se aspira a alcanzar.
- Comunicar la visión: Compartir la visión para encontrar adeptos a las ideas, valiéndose de entrenamientos, herramientas de comunicación y las conversaciones cara a cara, el objetivo es lograr que la mayoría de las personas comiencen a movilizarse alineado a la visión o iniciativas que se van a realizar.
- Eliminar Obstáculos: Establecer el estado actual que se tiene, analizando el contexto y las restricciones y buscar mecanismos para eliminar los obstáculos que se presentan ¿Hay alguien que se resista al cambio? ¿Existen procesos o estructuras que limitan?
- Asegurar triunfos a corto plazo: Crear metas que reflejen resultados en intervalos cortos de tiempo que brinden visibilidad del avance y ayude a movilizar a mas personas.
- Mantener el cambio: Fijar el mecanismo de mantener la búsqueda de metas que reten el estado actual, buscando mejora continua en todo lo que se este realizando y no conformarse con las victorias tempranas, siempre ir mas allá y realizar cambios profundos
- Integrar el cambio: Impactar en la cultura de la organización para que el cambio se refleje en las dinámicas organizacionales y sea un habito que se mantenga en el tiempo.
Modelo Adkar
En este modelo el autor Jeff Hiatt presenta como tomar acciones apropiadas para que las personas se integren a los cambios, aceptando, adoptando y usando nuevos procesos, herramientas o técnicas de manera competente, el modelo presenta cinco dimensiones:
- Toma de conciencia (Awareness): Toma de conciencia de la necesidad del cambio, se debe repetir el mensaje de manera constante y de modos diferentes. No hay mayor motivador que aquel líder que predica con el ejemplo. ¿Cómo volverlo urgente?
- Deseo (Desire): Deseo de participar en el cambio y de respaldarlo, la gente no cambia sólo cuando siente la urgencia de la idea, también cambia la conducta cuando ello la hace sentir mejor, si queremos que la gente cambie, debemos tratar de llegar a sus deseos más internos. ¿Cómo hacerlo deseable?
- Conocimiento (Knowledge): Algunas personas necesitan ayuda para adoptar un cambio y es importante considerar quién las asistirá. Listar las habilidades y conocimiento necesarios para apoyar este cambio, durante y después de la transición ¿Quién va a enseñarlo? ¿Cómo se va a enseñar? ¿Cuál es el tiempo necesario?
- Habilidad (Ability): Llevar la teoría a la practica, poder demostrar nuevas habilidades y comportamientos, el cambio requiere de habilidad y práctica, aprender cómo hacer las cosas bien exige tiempo y esfuerzo. ¿Cómo vamos a enseñarles a hacer? ¿Cómo verificamos el progreso?
- Refuerzo (Reinforcement): Acciones, reconocimiento, mecanismos y recompensas que incrementen la probabilidad de que el cambio sea continuo
¿Qué son los éxitos breves (short-term wins)? ¿Qué lo hace sustentable?
Modelo Adapt
El modelo ADAPT es una adaptación del autor Mike Cohn del modelo ADKAR, con el objetivo de presentar lo que se necesita como parte de la adopción de agilidad en las organizaciones.
- Toma de conciencia (Awareness): Conciencia de que el proceso actual no está dando resultados aceptables. Comunique que hay un problema, usar métricas que brindan un gran refuerzo de los motivos principales del cambio, muestre experiencia de otras organizaciones.
- Deseo (Desire): Deseo de adoptar un cambio como una forma de abordar los problemas actuales, trasparentar que hay una mejor manera, enganchar a los empleados en el esfuerzo y la importancia del cambio.
- Habilidad (Ability): Aprender nuevas habilidades, sino que también desaprender los viejos hábitos, aprender nuevas habilidades técnicas, trabajo en equipo, entregas en cortos períodos de tiempo, feedback.
- Promoción (Promotion): Intercambiar las experiencias para que podamos celebrar y otros puedan ver los éxitos, publicar casos de éxito y atraer atención e interés.
- Transferencia (Transfer): Llevar el cambio a todas las áreas necesarias talento humano, finanzas, marketing, legal, operaciones, auditoria entre otros.
6 pasos para la Gestión del Cambio Toyota
En este modelo el autor Jeffrey K. Liker presenta una adaptación de lo que utiliza Toyota para la gestión del cambio, presentando maneras de guiar el pensamiento para responder mejor a los desafíos específicos de las organizaciones.
¿Para Que?: Define claramente tu problema o necesidad
¿Que?: Evalúa cuidadosamente el proceso y mejorarlo tanto como puede antes de incorporar unos nuevos.
¿Cuándo?: Introduce el nuevo modelo con un plan piloto para comprometerla, descubrir fallos y trabajar en su implementación.
¿Donde?: Implementa paulatinamente el nuevo enfoque en otros lugares, pasó a paso, establecieron la dirección del lugar como responsable y líder del proceso.
¿Quienes?: Considera que habilidades se necesitan y desarrolla un plan de formulación y de incorporación de aquellas personas afectadas por el nuevo enfoque.
¿Como?: Al utilizar un sistema efectivo de gestión diaria, exige a los responsables que trabajen continuamente para mejorar.
Modelo Mojito
El autor Jurgen Appelo toma diferentes modelos y presenta un súper modelo para la gestión del cambio 3.0
1. Danzar con el sistema: uso del modelo de mejora continua de Deming PDCA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) Es importante que una meta nunca se defina en términos de actividad o métodos, siempre debe relacionarse de manera directa con cómo mejorará la vida para todos. La meta del sistema debe ser clara para todos quienes forman parte del sistema. Debe incluir planes para el futuro. La meta es un juicio de valor. Sólo podemos aprender e iterar, inspeccionar y adaptar. ¿Cuál es nuestra meta? ¿Dónde funcionan bien las cosas? ¿Cuándo y dónde empezar? ¿Cómo medir los resultados?
2. Ocuparse de las personas: uso del modelo ADKAR para la gestión del cambio. ¿Cómo comunicarnos? ¿Cómo predicar con el ejemplo? ¿Cómo volverlo urgente? ¿Cómo hacerlo deseable? ¿Cómo vamos a enseñarles? ¿Qué son los éxitos breves (short-term wins)? ¿Qué lo hace sustentable?
3. Estimular la red: uso del modelo Curva de adopción de Rogers, una organización es una red y, como en todo sistema social complejo, las conductas se difunden y va a depender de cada una de los tipos de personas que se encuentran ,Initiators: Iniciadores, Innovators: Innovadores, Early Adopters: Primeros adoptantes, Early Majority: Primera mayoría ,Late Majority: Mayoría tardía Laggards: Rezagados, el secreto es saber llegar a estas clases diferentes de personas de la red con distintos enfoques y mensajes.
¿Estamos comprometidos? ¿Quién nos asiste? ¿Quiénes serán los innovadores? ¿Quiénes son los primeros adoptantes? ¿Cómo ayudarán los líderes? ¿Cómo atraer a la primera mayoría? ¿Cómo hacerlo viral? ¿Cómo abordar a los escépticos? ¿Cómo evitar una recaída?
4. Cambiar el entorno: uso del modelo de las Cinco Íes, al manipular el entorno, automáticamente estamos también manipulando la conducta de las personas.
Información: Usar a los irradiadores de información para que la gente tome conciencia de las consecuencias de su conducta actual.
Identidad: Apelar a una identidad superior (tal como la cultura de la empresa) para que la gente sienta la necesidad de trabajar mancomunadamente.
Incentivos: Dar pequeñas gratificaciones por la buena conducta, tales como elogios o gestos de agradecimiento.
Infraestructura: Las herramientas y la infraestructura que configuramos alrededor de las personas influyen mucho en su conducta y también la orientan.
Instituciones: Presentar comunidades de práctica, u otras instituciones informales, que puedan fijar estándares de buena conducta.
Existen variados modelos que sirven de referencia para comenzar un proceso de adopción de cambio, se puede tomar lo mejor de cada uno y tener una perspectiva de todos los factores que se deben tener presente cuando estamos iniciando este proceso.
Fuentes
- Accelerate: Building Strategic Agility for a Faster-Moving World, John Kotter
- How to Change the World: Change Management 3.0, Jurgen Appelo
- The Toyota Way to Service Excellence: Lean Transformation in Service Organizations, Jeffrey K. Liker
- Succeeding with Agile: Software Development Using Scrum, Mike Cohn
The Agile Consultant: Guiding Clients to Enterprise Agility, Rick Freedman
