El mundo acelerado en el que vivimos cada vez exige ser mas efectivos y eficientes con el uso del esfuerzo para la entrega de valor por parte de las personas, identificar aquellas actividades que no aportan es una de las tareas difíciles cuando deseamos mejorar un sistema para que tenga un mejor desempeño y se adapte a los nuevos desafíos del mercado. Lo podemos encontrar en diferentes contextos como pueden ser proceso de producción, desarrollos tecnológicos, gestión de la información, prestación de servicios entre otros.
Si queremos mejores resultados es importante indagar en los desperdicios (actividades que no generan valor), para ello Lean nos presenta el concepto de las 3 Ms y los 8 desperdicio.
Las tres Ms
- Muda: Actividad sin valor añadido, incluye los 8 tipos de desperdicio, que son actividades que alargan los tiempos de entrega (Los veremos mas adelante).
- Muri: Sobrecarga de trabajo más allá de sus límites naturales, en algunos aspectos está en el polo opuesto del Muda. La sobrecarga de personas resulta en problemas de seguridad y de calidad.
- Mura: Desnivelado, a veces hay mas trabajo del que las personas pueden manejar y otras veces hay falta de trabajo. El desnivelado resulta como resultado de un enfoque de producción irregular o de volúmenes de producción fluctuantes debido a problemas internos.
No fallé. Solo encontré 10,000 maneras de cómo no hacerlo
THOMAS EDISON
Tipos de desperdicio de Lean
Defectos (Re-trabajos/Fallas): Es la entrega de pedidos con defectos o por terminar, como pueden ser la falta de documentación o estándares adecuados, grandes variaciones en el inventario, diseño deficiente y cambios relacionados con la documentación de diseño y una falta general de control de calidad adecuado en todo el flujo de trabajo del proceso.
Las causas de defectos específicos incluyen:
- Falta de comunicación.
- Mal control de calidad.
- Falta de documentación adecuada.
- Falta de estándares de proceso.
- No comprende las necesidades de los clientes.
Sobre producción (Crear más que lo demandado): Es cuando se producen entregas antes de que sean necesarios para el siguiente proceso o demanda. Esto tiene varios efectos negativos, crea un efecto de creación de un exceso de WIP (Trabajo en progreso).
Las causas comunes de sobreproducción incluyen:
- Proceso no confiable.
- Horarios de producción inestables.
- Pronóstico impreciso e información de demanda.
- Las necesidades del cliente no están claras.
- Tiempos de configuración largos o retrasados.
Esperas (Por partes o labores): Es cuando se tienen tiempos de inactividad no planificado, equipo inactivos y pausa de actividades.
Las causas comunes de espera incluyen:
- Tiempos de configuración largos o retrasados.
- Mala comunicación del proceso.
- Falta de control de procesos.
- Produciendo a un pronóstico.
- Desnivel de flujo de trabajo.
- Equipo inactivo.
Talento no utilizado (Talento y habilidades no utilizadas): Es cuandola gestión de las personas no garantiza que se esté utilizando todo el talento potencial de sus empleados. Se pierde tiempo, ideas, aptitudes, mejoras y se desperdician oportunidades de aprendizaje por no motivar o escuchar a los empleados.
Las causas comunes incluyen:
- Asignar a los empleados las tareas incorrectas
- Asignar tareas en las que nunca fueron capacitados adecuadamente.
- Administración deficiente
Transporte (Entre procesos): Es cuando se tiene undesplazamiento del pedido en proceso (WIP) en largos recorridos, lo que crea Ineficiencias del transporte, movimientos de materiales y personas. Puede desencadenar otros desperdicios, como esperar o moverse, e impactar los costos generales, como agregar desgaste al equipo.
Las causas comunes incluyen:
- Malos diseños del espacio de trabajo – gran distancia entre operaciones
- Sistemas largos de manejo de materiales.
- Tamaños de lotes grandes.
- Múltiples instalaciones.
- Diseño deficiente de los sistemas de producción.
Inventario (Partes almacenadas en stock): Es cuando existe exceso de pedidos en proceso o de ítems terminados que no se están consumiendo, lo que causan tiempos de proceso más largos y obsolescencias. Además, el exceso de inventario esconde otros problemas como producciones no equilibradas, retrasos en las entregas de los proveedores, defectos, esperas en los equipos.
Las causas comunes de desperdicio de inventario incluyen:
- Falta de trabajar pieza a pieza (End to End)
- Sobreproducción de actividades en progreso
- Retrasos en la producción o «pérdida de espera»
- Defectos de inventario
- Transporte excesivo
Movimiento (Exceso de movimiento en un proceso): Es cuando existen movimientos inútiles de las personas mientras realizan actividades de valor, como mirar, alcanzar, apilar piezas y moverse entre departamentos.
Los ejemplos comunes de residuos de movimiento incluyen:
- Diseño deficiente de la estación de trabajo
- Mala planificación de la producción.
- Diseño deficiente del proceso.
- Equipos y recursos compartidas
- Operaciones en silos.
- Falta de normas de producción.
Procesamiento extra (Encima del estándar requerido): Es cuando hay exceso de actividades adicionales debido a un mal diseñado. Esto podría estar relacionado con problemas de gestión, como la falta de comunicación, la duplicación de datos, la superposición de áreas de autoridad y el error humano. El mapeo de procesos es una herramienta de eliminación de desperdicios que ayuda a definir un flujo de trabajo optimizado que puede eliminar el procesamiento excesivo.
Los ejemplos de exceso de procesamiento incluyen:
- Mala comunicación
- No comprende las necesidades de sus clientes.
- Error humano
- Proceso de aprobación lento o informes excesivos
Para identificar y mitigar los desperdicios es importante aplicar el concepto de Heijunka, que consiste en nivelar el programa de trabajo para eliminar el mura, que a su vez es fundamental para eliminar el muri y el muda con el fin de nivelar la carga de trabajo.
Algunas actividades que se pueden realizar son:
- Encaje la demanda del cliente en una programación nivelada a la carga de trabajo disponible para tener un flujo de valor constante, es importante conocer las restricciones del sistema para no sobre cargarlo.
- Establezca tiempos estándar para la entrega de los diferentes tipos de servicios, identificando cuales tienen mayor prioridad, cuales tienen un tiempo fijo y cuales pueden esperar para su entrega.
- Visualice su flujo de valor mostrando los pedidos mas importantes para la unidad de valor, defina el flujo con los diferentes estados en los que pasa cada pedido. Con esto garantizamos que los problemas que presenta el flujo de trabajo sean transparentes para todas las personas.
- Implemente unas métricas del flujo que le ayude a identificar cual es el tiempo promedio de entrega en un determinado tiempo (Lead Time), cual es la cantidad de pedidos que se entregan (Throughput ), la cantidad de devoluciones o errores en las entregas (Defectos) y la satisfacción del cliente en las entregas (NPS).
- Identificar los desperdicios y aplicar acciones de mejora que ayuden a eliminar los desperdicios.
Fuentes
- Las 14 claves del Exito de Toyota Jeffrey K. Liker
- Lean Software Development an agile toolkit Mary poppendieck, Tom poppendieck
- Lean Thinking Daniel T. Jones, James P. Womack
- The Toyota Way Fieldbook A Practical Guide for Implementing Toyota’s 4Ps Jeffrey K. Liker David Meier
