Cuando estamos en el rol de facilitador de un encuentro participativo, ya sea una reunión, una junta, una ceremonia, una conversación y demás, es bueno contar con diferentes herramientas que brinden apoyo para desenvolvernos en diferentes contextos.
Es de vital importancia tener identificados el tipo de personas con las que se va a interactuar, preparar la dinámica y tener el foco en lo que queremos sacar de la reunión, para ello propongo los siguientes tips:
Antes de la sesión:
– Prepara la sesión con tiempo anticipado para la realización de la misma, ayudara a tener un plan para tener varios caminos dependiendo como se desenvuelva la misma (Me ha pasado que en encuentros improvisados, han emergido soluciones a grandes dificultades, por lo que preparar no te garantizara el éxito, pero si te dará más probabilidades).
-Observar los diferentes roles de los participantes, para tener mapeado que personas son de alta importancia para la sesión y pueden influenciar la toma de decisiones.
– hacer una indagación previa del tipo de personalidades de los asistentes (Habladora, tímida, conflictiva,…) e identificar técnicas para involucrar de forma asertiva a las mismas en la sesión.
-Preparar la agenda con actividades y dinámicas que se abordarían, por temas y tiempos. (La agenda no es para seguirla al pie de la letra, pero si tener la como una guía para lograr los resultados esperados)
– Separar el espacio donde se realizaran las actividades, igualmente identificar que recursos son necesarias para las dinámicas, proyectores, audio, marcadores, tablero, posit y demás.
-Enviar las invitaciones ya sea por mail, por chat o aún mejor voz a voz, es bueno tener presente que las personas más relevantes asistan y así ver si se puede llevar acabo o definir nueva fecha por conflictos en las agendas.
-Estar en el lugar de 15 a 30 minutos para adecuarlo y probar todos los recursos necesarios, por si en el caso de una falla tener tiempo para corregirla o buscar otra alternativa para mitigarla.
Durante la sesión:
– Es bueno comenzar la agenda con una presentación de cada uno de los participantes (en caso de ser la primera vez, o que alguien nuevo se aparezca). También realizar una dinámica de activación para romper el hielo y poner a punto a las personas para iniciar.
– Consensuar algunos acuerdos grupales para que la sesión no pierda el foco.
-Delegar a un o un@s responsables de la documentación de la sesión, como por ejemplo los pendientes, compromisos, definiciones y demás.
– Como facilitador velar por que en la reunión no se pierda el foco, estar atento a escuchar y moderar todas las ideas, navegar el conflicto y trabajar porque sea un espacio de respeto.
-Al finalizar la sesión, preguntar cómo se sintieron y que propuestas de mejora se podrían hacer para la siguiente.
Después de la sesión:
-Enviar o delegar él envió de los resultados de la sesión, ya sea un archivo de texto o fotografías.
-Indagar con algunos participantes para conocer si la sesión fue efectiva como esperaban.
Fuentes:
Agile Team Facilitator (Martin Alaimo )
