Tips de facilitación de un Pre-Inception

El Preinception lo defino como una sesión donde el objetivo es saber si se está preparados para la realización de un Incepción efectivo.

El Preinception lo defino como una sesión donde el objetivo es saber si se está preparados para la realización de un Incepción efectivo ,he tenido la oportunidad de facilitar Inceptions donde en mitad del mismo se evidencia la falta de un rol importante para la toma de decisiones , alguna definición de negocio , claridad del objetivo de la construcción del producto, dependencias técnicas o funcionales y algunas más ,por ello recomiendo una sesión antes de, donde se comprueba que se tiene todo listo para iniciar el Inception.

Es buena práctica que antes de la sesión  estén conformados los Equipos Scrum ,Equipo de producto y se tenga una visión un poco clara del objetivo del proyecto, así como su propuesta de valor, así sea preliminar , ya que es posible que durante el Preinception o Inception se realicen algunos ajustes , lo cual es normal ,ya nos lo dice el manifiesto ágil “Valoramos más la adaptación al cambio sobre el seguimiento de un plan”.

Por experiencia propia pienso que la sesión genera mucho valor para realizar el primer acercamiento entre los participantes de un proyecto y ayuda aclarar el panorama .

  1. Introducción a la sesión 20 Minutos
  • Bienvenida a la sesión.
  • Acuerdos Grupales (EJEMPLO: No PC, No celulares ,participación de todos y demás).
  • Ejercicio de Activación.

¿Quién eres?

Pida que un voluntario salga del salón. Mientras el voluntario está afuera, el resto de los participantes escogen una ocupación, y el voluntario trata de adivinar cuál es.

  • Presentación de los participantes.
  1. Roles de Usuario 60 Minutos

El objetivo de la actividad es identificar la mayor cantidad de roles que podrían llegar a usar el producto.

  • Brainstorming Roles: Los participantes realizan una lluvia de ideas sobre los roles impactados directa e indirectamente sobre el desarrollo o utilización del producto y/o servicio ,se pueden escribir en Post it y pegarlos en una pared o tablero.
  • Agrupación de Roles : Se agrupan los roles que tienen una participación similar o que podrían llegar a combinarse en un solo rol.
  • Priorización de Roles por valor: Se realiza la priorización de los roles  por mayor valor generado.
  • Refinamiento de roles : Se realiza la descripción del uso del producto ,tomando como base :
  1. Frecuencia de uso del sistema por parte del usuario.
  2. Nivel de experiencia del usuario en el dominio del problema.
  3. El nivel general de experiencia del usuario con el uso de aplicación.
  4. El nivel general de experiencia del usuario con el sistema.
  5. Objetivo del usuario con la utilización del sistema.

  1. Personas de Equipo de Producto 30 Minutos

Después de tener un panorama más claro de los posibles usuarios del producto ,se debe analizar si están representados todos los usuario en el equipo de producto , ¿Se tiene completo el Equipo de Producto ? ¿Están todos los actores involucrados para la construcción del producto? .

  • Brainstorming Roles: Para cada rol de usuario identificado ,se identifican los posibles roles que podrían ser representante del mismo en el equipo del producto ,por ejemplo de personas de marketing ,contabilidad ,seguridad y demás.

 

  • Conformación del Equipo de producto : Después de tener identificados los roles del equipo del producto ,se procede a realizar la conformación del equipo de producto ,donde se identificaran todas las personas que van a acompañar al Product Owner durante el proyecto ,algunos van a estar para ciertas iteraciones otros van a están todo el tiempo.
  1. Conformar la Súper Célula 30 Minutos

En esta actividad se realiza un mapeo general de todas las personas que están involucradas en el proyecto. El objetivos es tener la información más relevante sobre la participación de cada miembro ,tales como nombre , rol y equipo. Ejemplo Equipos de producto ,Equipos Solucionador ,Product Owner ,Scrum Master ,Agile coach , Gerente de proyecto , líderes y demás.

Un ejercicio que yo recomiendo es realizarla en varios trazos de papel y hacer que los participantes dibujen sus representación gráfica , ayuda a tener un lazo emocional con el proyecto , ya que se siente identificado como parte del algo.

  1. Ejercicio del Minimísimo Producto Viable (Concepto de Pablo Mejía) 60 Minutos

Es esta actividad consiste en descomponer el producto en su versión más pequeña que genere valor y permita ser la primera solución progresiva de la necesidad de negocio.

Consiste en tomar los procesos de negocio impactados y comenzar a utilizar patrones de descomposición de alcance. Antes de comenzar la actividad es bueno hacer la siguiente pregunta poderosa  ¿ Que le pasaría a la organización si  no se realizara el proyecto?

Patrones :

  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por TECNOLOGÍA DE ACCESO? , seleccionar un segmento como por ejemplo dispositivos móviles ,Web ,Desktop ,Sistemas Operativos ,Navegadores y demás.
  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por parte del PROCESO? , Proceso que genere más valor por ejemplo  cual proceso se automatizara , cual podemos automatizar ,cual se puede mejorar la experiencia de usuario.
  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por FUENTES DE INFORMACIÓN? ,Información más valiosa por ejemplo porcentaje de información de una base de datos ,conexión con x servidores ,generación de archivos.
  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por TIPOS DE USUARIOS? ,cuales son los usuarios que más van a usar el producto por ejemplo Administrador ,Usuario final ,Cliente ,Vendedor ,Comprador.
  • ¿ Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por REGLAS DE NEGOCIO?, cual regla de negocio que da más valor , por ejemplo los procesos cuando un cliente está en saldo rojo.
  • Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por CAMINO FELIZ vs EXCEPCIONES? Camino feliz o excepciones por ejemplo automatizar el camino feliz y seguir con las excepciones manuales.
  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por INTERFAZ DE USUARIO? Interfaz orgánica , ¿Necesitamos una interfaz robusta para solo una acción? Por ejemplo apostar por una interfaz simple e iteración a iteración mejorarla .
  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por TIPO DE DATOS? Busquemos los datos más relevantes con los que podemos comenzar por ejemplo país, edad ,genero ,tipo de cuenta.
  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por OPERACIONES?

Con que operación podemos comenzar a operar  por ejemplo ingresar datos clientes ,consultar datos financieros ,extraer información de X clientes.

  • ¿Qué proporción del valor esperado gano al dividir el alcance por PERFORMANCE?

Cuál es el mínimo rendimiento que puede tener el producto sin presentar inconvenientes por ejemplo tiempos de respuesta ,número de transacciones simultaneas.

  1. Qué es un Inception 10 Minutos:

En esta actividad se hace una breve presentación de lo que es un incepción ,cual es el objetivo  , las actividades y que resultado nos deja realizarlo.

 

  1. ¿ Que nos hace falta para iniciar la Inception ? 10Minutos:

En esta actividad se hace la pregunta poderosa para identificar algunas actividades que podrían faltar para iniciar el Inception  ,tales como contactar personas ,agenda de tiempos ,definiciones de alcance ,valor de negocio ,lugar de la sesión  y demás.

Es bueno anotar todas las posibles actividades restantes ,y asignar un responsable para su realización.

  1. Programación del Inception 20 Minutos:

Es bueno que los participantes lleguen a un consenso del lugar y la fecha de la sesión ,es indispensable la asistencia de todos los involucrados del proyecto.

Es buena práctica que se realice en una sesión seguida  de varias horas o días ,evitando fragmentarla en diferentes días ,ya que es posible que se pierda el foco y el contexto de la sesión .

  1. Feedback de la sesión 10 Minutos:

Preguntar a los participantes, como les pareció la sesión y que propuestas de mejora podrían hacer para que la próxima vez fuera mejor .

 

TIEMPO ESTIMADO 4-8 Horas (Dependiendo cantidad de participantes)

 

Referencias

https://www.scrumalliance.org/community/articles/2013/september/what-is-sprint-zero

https://es.slideshare.net/PabloMejaArbelez/minimisimo-producto-viable-pragma-pablo-meja

 Análisis, Estimación y Planificación Ágil

http://media.kleer.la/kleer-scrum-estimation-planning-es.pdf

Posted by Giovanny

Coach ágil con experiencia en implementación y adopción de marcos de trabajo agiles. Acompaño y transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas para adoptar nuevas formas de trabajos basados en la entrega temprana de valor, mejora continua y aprendizaje.

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