Cuando estamos trabajando con el marco de trabajo Scrum, existe un evento no oficial pero muy utilizado por todos los equipos “El refinamiento”.
Sabemos que uno de los dolores de los equipos es el Product Backlog, algunas veces por la baja participacion del Product Owner ya sea por poca asignacion a los equipos, por falta de experiencia en el rol o incluso por dificultades coyunturales por la definicion del rol en la organización. Tambien se puede presentar por desconocimiento de herammientas para definir y gestionar el backlog, comprender el ciclo iterativo e incremental que requiere la construccion de productos de forma agil.
Por lo comentado anteriormente se recomienda utilizar del 5 al 10 % del Sprint para Refinar el Backlog.
https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/scrum-guide-es.pdf
En esta sesión muchas veces surgen dudas, ya que en la guia solo se presenta como una recomendación de buena practica, pero sabemos que es parte importante del dia a dia de los equipo y se debe utilizar ese espacio para realizar varias actividades ligadas a tener un backlog entendido, claro y trasparente para todos, para poder iniciar un sprint.
Comparto algunas actividades que a opinion personal creo son las relevantes en la sesión de refinamiento y ayuda a los equipos a realizarla de forma efectiva.
Priorización
La activdad de partida es la priorizacioness de las necesidades, ya que permitan identificar cual son los proximos items a trabajar en las siguientes iteraciones, es importante dar a entender que el backlog es una lista, por lo que no pueden existir items con la misma prioidad.
Para ellos se utilizan tecnicas de priorizaciones.
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Despues de la priorizacion entramos en un ciclo donde realizamos las siguientes actividades:
Definiciones
El product owner junto a su equipo de negocio ayudan a traducir las necesidades que son importantes para la organizacion, de las cuales podemos encontrar item para soportar el core del negocio, items que evolucional las plataformas, iniciativas de innovaciones para abrir nuevos mercados, incidentes, entre otros.
En esta actividad es importante que se compartan los objetivos de negocio que se desean alcanzar con la solucion que sera desarrollado por el equipo. (Seria ideal definir metricas para identificar el éxito de la costruccion del equipo)
Preguntas
El equipo realizar observaciones y cuestionamientos sobre lo presentado por el negocio, con el objetivo de tener un conocimiento mas profundo sobre el tema y lograr un entendimiento compartido entre ambas partes. Ayuda a las areas de negocio a enteder las dilemas tecnicos que puede presentar las necesidades y sirve para llegar acuerdos que no afecte a ninguna de las partes y poder trabajar en sinergia con las diferentes areas involucradas. Tambien puede ser punto de partida para limitar el alcance y puede afectar la prorizacion del backlog.
Estimación
El equipo entra a evaluar el esfuerzo que puede llevar todo el ciclo de vida de construcción y lo compara con los demás ítems (Estimación Relativa) brindando un posible esfuerzo que podría llevar al equipo finalizar el ítem tomando como base su histórico en las ultimas iteraciones. Si el ítem es muy grande se debe aplicar una técnica de división (Slicing).
Slicing
El Product Owner junto al equipo identifican patrones para realizar una división de los ítems con el fin de identificar el mayor valor con el menor esfuerzo posible, intentando granular el ítem para que tenga el tamaño adecuado para trabajarlo en una iteración.
Si bien esta 4 actividades no son secuenciales, pueden servir a los equipos como punto de converscion y encontrar algunas mas que ayuden a tener sesiones de refinamiento mas efectivas.
Algo muy importante es identificar el tipo de item de trabajo (Historia de Usuario, Hablitador tecnologico, Deuda Tecnica, Incidente entre otros mas).
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Recomendaciones
- Establecer un mecanismo de priorizaciones que sea claro y entendido para todos.
- Agendar al finalizar el planning las sesiones de refinamiento para sprint, con el fin de separar la agenda del Product Owner y sus apoyos en las sesiones.
- Definir una cadencia fija para las sesiones, por ejemplo los todos los martes de 10: 00 AM a 12:00 PM
- Realizar las sesiones ya sea en los primeros dias del sprint o a mediados, ya que si lo dejamos para los ultimos dias casi siempre ocurre que no se realizan buenos refinamientos y se termina realizando las actividades en el Sprint Planning.
- Tener un punto de partida para las conversaciones, sea en un tablero fisico o en la herramienta de gestion, donde se actualice los resultados de la sesión y el backlog este siempre trasparente para todos.
