Método Kanban: mucho más que un tablero para gestionar el trabajo

Los métodos ágiles se están implementando en diferentes áreas de las organizaciones. Sabemos que el marco de trabajo más utilizado es Scrum y que, en los equipos de tecnología, es ampliamente recibido. Sin embargo, en los últimos años, el método Kanban ha venido ganando protagonismo gracias a su enfoque de adopción evolutiva, sin cambios drásticos como los que plantea Scrum. Además, se ha convertido en uno de los métodos preferidos para introducir la agilidad en áreas fuera de tecnología, permitiendo alcanzar numerosos casos de éxito en las organizaciones.

Si bien es común encontrar en algunos pasillos de las organizaciones o incluso en entornos digitales tableros con notas adhesivas, es habitual asociarlos inmediatamente con el tablero Kanban, sin embargo, Kanban va mucho más allá de un simple tablero.

Por ello, en este artículo realizaremos una breve introducción a este método.

La transformación es trabajo de todos.

W. Edwards Deming

¿Qué es Kanban?

Kanban, como concepto, nace en Oriente y, dependiendo del país, su significado puede variar. Para algunos representa una señal, para otros un tablero o una tarjeta de señalización, entre otros.

Aunque el término Kanban proviene del Sistema de Producción de Toyota, el Método Kanban fue desarrollado por David J. Anderson a principios de la década del 2000, mientras trabajaba como gerente y líder de desarrollo de software en Microsoft, donde buscaba una alternativa que permitiera mejorar la entrega de productos sin imponer cambios organizacionales radicales.

A partir de su experiencia en la gestión de proyectos de software y de la aplicación de conceptos provenientes de Lean Manufacturing, la Teoría de Restricciones, Lean Product Development y la gestión del flujo, se estructuró un enfoque evolutivo que permitía a los equipos comenzar con su forma actual de trabajar e introducir mejoras de manera incremental. Este enfoque fue presentado formalmente en 2010 con la publicación de su libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, obra que consolidó los principios y prácticas del Método Kanban y marcó el inicio de su adopción a nivel mundial.

Como lo señala:

«El Método Kanban se refiere tanto a una señal visual de que hay capacidad disponible, a una «ranura» o «contenedor» que indica la capacidad, como a un sistema completo de equilibrio entre la demanda de trabajo y la capacidad para entregar ese trabajo. Es una herramienta que permite equilibrar la demanda de trabajo por hacer con la capacidad disponible para iniciar nuevos trabajos, con el objetivo de incrementar la agilidad empresarial y obtener una ventaja competitiva.»

Su principal ventaja competitiva consiste en hacer visible y transparente el flujo de trabajo, permitiendo que los problemas emerjan de forma natural y facilitando la toma de decisiones basadas en evidencia y resultados.

Aunque tradicionalmente se representa mediante tableros físicos, actualmente también se implementa en herramientas digitales, brindando la oportunidad de gestionar mejor el trabajo de las personas y mantener el foco en la entrega de valor al cliente.

El Método Kanban se fundamenta en 9 valores, 6 principios y 6 prácticas.

Valores de Kanban

El método Kanban plantea 9 valores:

Transparencia: compartir información abiertamente mejora el flujo de valor de negocio, utilizando un lenguaje claro y directo es parte del valor.

Equilibrio: El entendimiento de que los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades deben ser equilibrados para conseguir efectividad entre demanda y capacidad.

Colaboración: Las personas trabajan juntas, por ello, la colaboración está en su corazón. Para avanzar juntos hacia los objetivos.

Foco en el cliente: Conociendo el objetivo para el sistema, cada sistema Kanban fluye a un punto de valor realizable, los clientes y el valor que estos reciben es el foco natural en Kanban.

Flujo: La realización de ese trabajo es el flujo de valor, tanto si es continuo como puntual. Ver el flujo es un punto de partida esencial en el uso de Kanban.

Liderazgo: La habilidad de inspirar a otros a la acción a través del ejemplo, de las palabras y la reflexión, es necesario a todos los niveles para alcanzar la entrega de valor y la mejora.

Entendimiento: Principalmente conocimiento de sí mismo (tanto individual como de la organización) para ir hacia adelante. Kanban es un método de mejora, por lo que conocer el punto de inicio es la base de todo.

Acuerdo: Kanban no es gestión por consenso sino un compromiso dinámico para mejorar.

Respeto: Valorando, entendiendo y mostrando consideración por las personas de manera apropiada al pie de esta lista se encuentra la base sobre la cual reposan el resto de valores.

Principios de Kanban

Los principios de Kanban se agrupan en 2 categorías:

Gestión del Cambio

1. Empezar con lo que estés haciendo ahora: entender los procesos actuales tal, como están siendo realizados en la actualidad, respetar los roles actuales, las responsabilidades de cada persona y los puestos de trabajo.
2. Cambio evolutivo: acordar buscar la mejora a través de la experimentación.
3. Fomentar el liderazgo en cada nivel de la organización: desde las contribuciones individuales de cada persona hasta las posiciones más senior de la organización.

Despliegue de servicios

1. Foco en el cliente: Entender las necesidades y expectativas de tus clientes y focalizarse en ellas.
2. Gestionar el trabajo: Dejar que la gente se auto-organice alrededor de las tareas.
3. Evolucionar políticas: Evolucionar las políticas para mejorar los resultados hacia el cliente y del negocio.

Practicas

Para saber si estamos usando el método Kanban debemos garantizar el uso de todas las practicas del método, de lo contrario esteremos usando una aproximación a Kanban (Protokanban), que, si bien nos puede generar valor, no nos va a garantizar todos los beneficios del método.

Visualizar

Conocer en todo momento el estado del trabajo y las tareas. Entenderlo antes de cambiarlo. La mejor forma, es visualizándolo (usualmente en columnas). Equipos diferentes pueden visualizarlo diferente.

Limitar el trabajo WIP

Limitar el trabajo en progreso implica usar un sistema “Pull” en el flujo.

Cuando una parte del flujo tiene capacidad “jala” desde el anterior paso del flujo. Ayuda a identificar problemas y resolverlos.

Gestionar el flujo

Mejorar los tiempos de respuesta y gestionar que el trabajo sea fluido(flow).

Queremos generar cambios positivos, y la forma de saber si lo son, es midiéndose para identificar si el valor fluye. Manejamos el flujo, dejamos que la gente se adapte al mismo.

Políticas explicitas

Colocar acuerdos que indiquen el cómo se comportan o finaliza una actividad en un estado determinado.

•Qué cosas debería cumplir cada tarea para considerar que puede pasar a la siguiente columna.

•A qué columnas puede pasar una tarea o de qué columnas pueden recibir tareas.

•Quién tiene potestad para gestionar cada columna.

•Cómo se selecciona el siguiente ítem a tomar de cada columna.

Ciclos de Retroalimentación

Kanban define oportunidades de retroalimentación específicas, o cadencias.

Las cadencias son las reuniones y revisiones cíclicas que dirigen la evolución.

Mejora Colaborativa

Reconocer las oportunidades de mejora, buscar evolucionar el sistema para generar mayor eficiencia y efectividad.

Kanban puede ser la puerta de entrada a la agilidad para una unidad de negocio, ya que su flexibilidad y el respeto por la forma actual de trabajar permiten comenzar el proceso de transformación sin un esfuerzo disruptivo. Si tu organización está evaluando qué método ágil adoptar y aún existen muchas dudas, Kanban puede ser una excelente primera opción.

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Fuentes

1. Anderson, D. J., & Carmichael, A. (2017). Kanban Esencial Condensado. Lean-Kanban University.
2. Kniberg, H., & Skarin, M. (2010b). Kanban and Scrum – Making the Most of Both;Enterprise Software Development. Lulu.com.