Establecer espacios de mejora continua son una filosofía de trabajo que debe interiorizarse como un punto a cubrir en las tareas diarias de las personas, ya que es el camino a la búsqueda de la perfección. Estos espacios son una herramienta social poderosa que permite a las personas conformar equipos con múltiples habilidades, por medio del trabajo en equipo para realizar pequeños cambios con un gran impacto, es guiado por un proceso de experimentación donde se debe identificar las causas raíces de los problemas, proporcionando contramedidas efectivas, brindar autonomía a las personas para que implementen esas medidas y generar un proceso para transferir los aprendizajes a las personas para que se transforme en buena practica.

Kaizen significa «cambio a mejor» y puede ser referido a grandes o pequeños cambios, o a cambios incrementales, además, el Kaizen persigue mejorar el proceso con los recursos, personas y medios existentes, es decir, prima la creatividad ante la inversión.

Normalmente este workshop tiene una estructura que suele durar cinco días, en la que un equipo temporal con diferentes conocimientos se enfoca en identificar e implementar una mejora significativa en un proceso.

Compartiré una estructura que he diseñado tomando de base varios conceptos, para ser aplicado en cualquier contexto empresarial, ya sea a nivel de un equipo, una gerencia o una unidad organizacional.

Conoce más conceptos de mejora continua que deberías conocer

Preparación

1.Definir el alcance (Punto de partida y entregable)

Se inicia estableciendo las expectativas del alcance que tendrá las sesiones, para ello se acuerda con el líder del equipo/Área/Unidad cual es el propósito y que deseamos alcanzar para que patrocine la iniciativa generando el ecosistema adecuado para la experimentación.

Se debe explicar y acordar los roles que van a interactuar en el ejercicio, ya que se van a tener distintas responsabilidades que deben ser distribuidas entre las personas.

Sponsor del Reto

Es el líder responsable de enfatizar la importancia de la iniciativa de mejora continúa, animando, inspirando y direccionando a las personas a ejercitar la creatividad para brindar soluciones con alto impacto.

Responsabilidades

• Acordar el alcance de la iniciativa.
• Seleccionar las personas que harán parte de la iniciativa teniendo en cuenta los temas relacionados a su trabajo y experiencia.
• Recomendar la conformación de los Equipos de trabajo por categorías que consideren importantes.
• Direccionar el esfuerzo de las personas y dar feedback.
• Brindar apoyo en las necesidades de las personas.
• Tomar decisiones cuando corresponda.

Participantes

Son las personas seleccionadas con el propósito de ser los encargados de movilizar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos de la iniciativa, conformaran un equipo con múltiples habilidades durante la temporalidad de la iniciativa, se recomienda contar entre 3 a 9 personas para que la comunicación sea efectiva.

Responsabilidades

• Participar activamente en las sesiones.
• Buscar oportunidades, posibilidades, y actividades de propuesta de mejora mejoras.
• Trabajar en equipo para realizar análisis a profundidad de la iniciativa y crear planes de trabajo.
• Ejecutar las acciones.

Facilitador

Es el responsable de facilitar las interacciones entre todas las personas en el ciclo, garantizando el aprendizaje de la cultura de mejora continua.

Responsabilidades

• Instruir a las personas sobre el ciclo de mejora continua.
• Facilitar la interacción entre las personas  para realizar las actividades necesarias para movilizar la iniciativas.
• Incentivar a  los equipos de trabajo a discutir, compartir y accionar.

2.Establecer Objetivos

Identificar oportunidad de mejora seleccionando un tipo de problema para establecer cual es la condición objetivo que se desea, reducir plazos de entrega, mejorar calidad, reducir costes, aumentar satisfacción entre otros.

3.Recolectar los datos pertinentes

Hacer visible la información que guiara y evidenciara la mejora continua, puede ser los datos históricos de las métricas de rendimiento actual que sirvan de base para generar el sentido de urgencia en las personas.

Para le ejecución del workshop, recomiendo que el facilitador establezca la agenda de todas las sesiones a realizar que depende del contexto y lo acordado con el sponsor de la iniciativa, algunos factores a tener encuentran son la asignación de las personas, complejidad del reto, temporalidad y demás.

Para prepara el artefacto que facilite las conversaciones en el workshop recomiendo como el formato A3, servirá de guía para facilitar las conversaciones necesarias dando un hilo conductor adecuado para la resolución de problemas.

Conoce más sobre el formarto A3

Ejecución del Workshop

4.Comprender el problema

Los participantes empiezan documentando, entrevistando y analizando información dirigiéndose al gemba(donde se crea el valor) para evaluar las condiciones reales para tener un entendimiento compartido.

5.Identificar Causa Raíz

Priorizar los problemas que son mas críticos en el flujo, identificando cuales con los efectos negativos que generan los problemas, para posteriormente indagar sobre la causa raíz de los mismo. En este punto es necesario llegar a profundidad del problema, ya que si no lo hacemos es posible que quedemos viendo solo lo superficial y no solucionemos lo que es realmente es el problema.

6.Generar un plan de mejoramiento continuo

Después de identificar las causas de los problemas, es el momento de idear contramedidas que nos ayuden a solventar las causas y resolver los problemas. Aquí es donde la experimentación juega un papel importante, ya que cada acción que se ejecute dejara un aprendizaje importante.

Para cada una de las acciones es importante responder las siguientes preguntas para cada acción:

• Que (Acción y/o Experimento a ejecutar)
• Quien (Responsable)
• Cuando (Temporalidad)
• Donde (Lugar)

Continuidad

7.Seguimiento y control

Una vez se definan las acciones a realizar, se debe establecer algunas cadencias para hacer sesiones de sincronización sobre los compromisos y validar aprendizajes. Por ejemplo, sesiones de trabajo, sesiones de toma de decisiones, sesiones de seguimiento, sesiones de definiciones entre otras.

8.Evaluar el rendimiento

Cuando se ejecuten todas las acciones de mejora se debe validar si los objetivos definidos al iniciar se cumplieron y presentar los resultados a los interesados, esto permitirá evidenciar la importancia de la mejora y los impactos alcanzados, sirviendo de base para establecer una cultura de resolución de problemas.

9.Desplegar la buena practica 

Se debe implementar los aprendizajes obtenidos por las sesiones para que los cambios que se realizaron se desplieguen por lo organización para que se mantenga en el tiempo.

Los espacios de mejora continua son fundamentales para solucionar los impedimentos organizacionales que bloquean la fluidez en la generación de valor, empoderarse de los problemas y trabajarlos fomenta una cultura de mejora continua que se refleja en los resultados que se generar, los lideres deben impulsar estos espacios, brindando las garantías necesarias a las personas para resolver los problemas.