La tendencia de adoptar agilidad en las organizaciones esta en boca de todo el mundo, es notable el interés de diferentes industrias y áreas de negocio de dar una oportunidad a agilidad con el fin de buscar mejores resultados para buscar su excelencia operativa.
La problemática que se esta presentando es que la personas piensan que adoptar agilidad es igual a instalar un software, donde con el conocimiento de un experto, un par de modelos y por arte de magia se es ágil, sin reconocer que es un camino largo y lento que da resultados a mediano y largo plazo.
La agilidad es la capacidad de aprovechar las oportunidades y esquivar las amenazas con rapidez y seguridad
John Kotter
También se evidencia el mal entendido de lo que se quiere, esta pasando que se esta adoptando las practicas en busca de velocidad sin ver lo importantes que son los valores, principios y mindset que hay detrás de todo esto. El time to market no se acelera solo adoptando Scrum o Kanban, se debe tener unas dinámicas organizacionales que permitan que el flujo end to end sea balanceado, transparente, fluido y entregue el valor esperado en menor tiempo. Todo esto requiere cambiar la forma de hacer las cosas desde diferentes aspectos, no solo conformando equipos agiles y definiendo roles.
Algunos ven agilidad como una inversión, con el ideal que se tendrá un retorno de inversión con los resultados, otros lo ven como un gasto ya que estamos en la ola de la transformación y no podemos quedarnos atrás de la competencia que ya arranco hace unos meses.
Por lo anterior y otros matices, es normal que las expectativas de agilidad no se estén cumpliendo para algunas organizaciones que apostaron por ello, ya que los resultados no respaldan lo que se desea.
Por ello comparto algunas preguntas guía que ayudaran a alinear las expectativas y hacernos preguntas si agilidad es lo que se quiere, si se estamos dispuesto a realizar el esfuerzo necesario, el objetivo es tener un entendimiento compartido de lo que se espera lograr, con lo que se puede lograr y que necesitamos para lograrlo
¿Qué se entiende por agilidad?
Es importante tener un entendimiento compartido de lo que es agilidad, tener conocimiento del mindset, modelos, las olas de agilidad, diferentes marcos de trabajo, casos de éxitos y caminos a recorrer para la adopción. Importante aclarar que a pesar de tener material de referencia cada organización creara su propia agilidad guiada por la experiencia y la adaptación al contexto, gracias al compromiso de todos los involucrados. Es bueno hacer visitas a organizaciones que han adoptado agilidad para conversar sobre la experiencia y tener un contexto de los desafíos que se presentan.
¿Cuál es la meta y qué queremos alcanzar?
Entender el qué, para qué y por qué requieren incorporar agilidad (propósito), conocer si existieron experiencias previas (consultorías, adopciones, implementaciones, etc.)
Explicar que implica adoptar agilidad (Personas, Procesos, Presupuesto, Tecnología) y acordamos los riesgos que están dispuestos a aceptar con este enfoque.
Saber lo que se desea alcanzar, tener muy claro el horizonte para saber los limites en donde se puede mover la adopción, es bueno validar si lo que se quiere es realizar un piloto para saber si funciona, se desea mejorar el desempeño de los equipos de trabajo, evolución de equipos agiles, las definiciones de necesidad entre negocio y tecnología, escalar agilidad en múltiples equipos, llevar agilidad a otras áreas del negocio, entre otros mas que se pueden presentar.
Con esto tendremos delimitado el alcance de lo que se quiere lograr y cual es el radio de acción.
¿Dónde no funcionan bien las cosas?
Existen organizaciones que sin adoptar agilidad son exitosas debido a los años de experiencia en el mercado y los aprendizajes de superar las diferentes crisis económicas (si todavía están ahí es por algo), pero sabemos que los cambios acelerados del mercado necesitan métodos que ayudan a la entrega temprana de valor, es ahí donde agilidad se hace interesante, porque nos puede brindar una oportunidad de mejorar lo que ya nos ha hecho exitosos.
Por lo cual podemos ver que agilidad puede agregar nuevas formas de comunicación, trabajo en equipo, transparencia, eficiencia, calidad, entre otros, que ayudan a la organización a entregar soluciones a los clientes en menos tiempo, por lo que tenemos que identificar la causa raíz de lo que no esta fluyendo en el sistema y analizar que se debe aplicar de agilidad que ayudaría a mejorar lo que se tiene actualmente.
Es importante tener un mecanismo de priorización, para saber por donde comenzar y tener victorias tempranas, para ello la Ley del paretto nos puede ayudar, identifiquemos el 20% de los dolores, que nos generan el 80% de inconformidad.
¿Cómo medir los resultados?
Tener claro como vamos a medir los resultados de la adopción es un tema muy importante, lo mas común es comenzar a realizar actividades durante meses y no saber si las acciones que realizamos están generando verdaderos resultados. Existen algunos que pueden ser subjetivos y otros mas puntuales, por lo que definir como se va a medir la adopción y cuales son los criterios de éxito es de vital importancia. Una practica recomendada es la de OKRS, que es una metodología que puede ayudar a guiar los resultados que se desean alcanzar.
¿Estamos comprometidos?
Conocer cual es el patrocinio que se tiene para la iniciativa de adopción, existe presupuesto asignado, vamos a comprometernos con esto, quien va a tomar las decisiones, hay empoderamiento, hay espacios físicos para el trabajo, cual va a ser la participación de los stakeholders de la adopción y que necesitamos de ellos.
¿Podemos dedicarle el tiempo y la energía que vamos a necesitar?
Cada una de las personas necesarias para la ejecución y la toma de decisiones tiene la disponibilidad para realizar las actividades que se necesitan, tenemos un equipo de personas que van a movilizar a las personas, las personas impactadas tienen la disponibilidad para hacer las acciones.
En este punto es bueno comentar la necesidad del tiempo y la disposición de las personas para todo el despliegue de las practicas, es bueno negociar un porcentaje de dedicación a la iniciativa, para que las personas cuando planifiquen su trabajo tengan en mente el tiempo dedicada a la adopción de agilidad y que sea algo que por lo que los lideres van a velar.
¿Cómo ayudarán los líderes?
La ayuda de los lideres en las diferentes capas organizaciones (operativa, táctica y estratégica) se debe dejar muy resaltada, ya que una de las claves del éxito esta en el liderazgo empleado para ello, la dedicación de los líderes, la apertura a escuchar nuevas formas de trabajo, la sinergia con la propuesta y la necesidad del trabajo colaborativo entre todas las áreas pensando en la organización como un gran sistema y no como silos de trabajo.
¿Cuales son los éxitos rápidos (quick wins)?
Es necesario conocer de primera mano cuales son las victorias tempranas que se van a alcanzar, posiblemente las primeras sean outputs tales como numero de personas capacitadas, numero de equipos agiles, nivel de madurez de los equipos, pero lo importante es aclarar que los outcomes se consiguen a mediano largo plazo, pueden pasar meses para ver resultados que impactan realmente al negocio.
Al conocer los quick wins, se deben definir método para la divulgación de los mismo que ayuden a contagiar a las personas y llenarlas de animo para continuar haciendo bien el trabajo.
Estas preguntas pueden ayudar en una conversación previa a la adopción de agilidad en una organización, ayuda a conocer el contexto en el que se piensa trabajar, puede ser un indicador si realmente agilidad es lo que se desea y las respuestas brindaran el contexto para alinear las expectativas.
El siguiente paso es comprender el contexto, para ello recomiendo 5 preguntas guía entender el contexto antes de adoptar agilidad.
Fuentes:
- How To Change The World – Jurgen Appelo
- La Empresa Consciente – Fred Kofman
- Acelerar – John P. Kotter
- Coaching Agile Teams – Lyssa Adkins
- Measure What Matters – John Doerr
