Después de conocer las expectativas de los lideres que desean emprender la adopción de agilidad y se evidencia un apoyo al enfoque para buscar mejorar la generación de valor, se debe indagar con las personas para identificar los dolores, las oportunidades y poder desplegar practicas agiles para mejorar las interacciones entre las personas buscando generar eficiencia y efectividad.
Para crear una buena estrategia de implementación debemos identificar cuales son los problemas reales y como agilidad podría ayudar a mejorar.
No podemos ver nada hasta tener una noción previa de lo que vemos, y entonces difícilmente podamos ver algo distinto.
HENRY DAVID THOREAU
Durante varias sesiones se indagará para conocer el contexto del lugar donde se desea adoptar agilidad, por ello comparto algunas preguntas que ayudaran a guiar las conversaciones para conocer la situación actual que esta presentando la unidad organizacional.
1.¿Cuáles son las responsabilidades?
Entender cual es el propósito y como las labores de los equipos ayudan a lograr los objetivos de la organización. Cual es el trabajo que realizan las personas en el día a día y cuales son las responsabilidades que tienen.
Comprender cual es el trabajo que realiza el área, como aporta a la organización, como colabora con las demás unidades de negocio y que dependencias se tienen.
2.¿Cuáles son los objetivos?
Al entender las responsabilidades se continua con saber cuales son los objetivos que se compromete la unidad a realizar en un tiempo determinado, cuales son los compromisos adquiridos para los próximos meses, cual es el avance de los mismos, que hace falta para lograrlos y que riesgos se tienen para lógralos.
Con esta información se tendrá una noción de como se espera que agilidad ayude a la unidad a lograr sus objetivos, permitiendo direccionar la estrategia de implementación.
3.¿Cuáles son los indicadores de desempeño ?
Aqui vemos como es la forma de medir el desempeño de las personas y equipos, como se tangibiliza el valor, cada cuanto se analiza los indicadores para la toma de decisiones. Los indicadores nos permiten saber si se están cumpliendo los objetivos, en caso de que los indicadores y objetivos no conversen tenemos la primera oportunidad de mejora, definir un ecosistema de métricas que sea claro y transparente para todas las personas estando alineados con los objetivos del área y la organización.
4.¿Cómo están conformadas las Áreas, Equipos, Roles y Actividades?
Conocer como es el gobierno y su estructura, los modelos de interacciones, cantidad de personas, como es la división del trabajo, quienes son los lideres, cantidad de equipos de trabajo, distribución física o virtual, cuales son las principales actividades de las personas, los roles, cargos, como es la planificación y sincronización.
Esta información nos habilitara tener un entendimiento compartido de como se organizan las personas para la generación de valor.
5.¿Cuáles son los servicios, procesos y flujos claves?
Por último, conocer de primera mano cuales son las actividades claves, para ello se debe ir a donde se genera el valor «Gemba», es muy importante realizar entrevista a personas de los diferentes niveles organizacionales (estratégico, táctico y operativo) para empatizar con los dolores que se presentan en cada nivel teniendo una vista sistémica y poder plantear acciones que permita que el valor fluya entre las personas. También estar como observador para tomar percepciones, generar conversaciones con las personas, identificar ineficiencias y sobre todo ver como agilidad puede ayudar a mejorar el rendimiento.
Estas preguntas ayudan a tener un entendimiento del contexto, identificar la situación actual y tener información para poder crear una estrategia de adopción de agilidad para poder solventar las problemáticas reales de las personas.
