Tips para facilitar un Agile Inception con Equipos Distribuidos

En este post quiero compartir algunos tips para facilitar una sesión de Agile Inception de forma remota, donde deseo compartir algunas lecciones aprendidas de las sesiones que he tenido la oportunidad de facilitar.

Hoy en día las organizaciones viven contextos particulares y se está volviendo tendencia el trabajo remoto, que gracias a los avances tecnológicos tenemos herramientas poderosas que ayudan a romper las fronteras, un claro ejemplo de ello son los proyectos Open Source que son desarrollados por personas en diferentes continentes que de una forma lógica y ordenada desarrollan software de gran calidad.

Algunas empresas han tomado la decisión de tercerizar su desarrollo a empresas que se encuentran en otras ciudades e incluso en otros países. Es ahí donde nace la necesidad de buscar técnicas para trabajar proyectos con equipos distribuidos de forma remota.

En este post quiero compartir algunos tips para facilitar una sesión de Agile Inception de forma remota, donde deseo compartir algunas lecciones aprendidas de las sesiones que he tenido la oportunidad de facilitar.

Antes de

Preparar la agenda

Es importante identificar las técnicas que deseamos utilizar en las sesiones, ya sea por tipo de iniciativa, tamaño, tecnologías o particularidades especificas del cliente, pueden ser de agile inception agregando Design thinking y Lean UX. (Puedes encontrar algunas en este post)

**ilustrativo

Compartir el objetivo de las sesiones

Antes de iniciar con las sesiones es bueno tener un primer acercamiento con las personas relevantes de la iniciativa, donde se realice una presentación que explique cada una de las actividades que se van a trabajar, cuál es el objetivo, propósito e importancia. Es aquí donde se alinean las expectativas de los sponsors y stakeholders, ayudando a tener un entendimiento compartido de lo que se va a realizar, un apoyo en las dinámicas e identificar cuáles son las personas adecuados que deben estar en las actividades.

Facilitación Agile Inception Remoto

Para la facilitación es recomendado utilizar herramientas que permitan suplir la disminución de la interacción cara a cara, investigando encontré unas herramientas muy buenas que ayudaran a que las sesiones fueran un éxito, una de ellas para gestionar las dinámicas y la otra para la comunicación.

RealTimeBoard : Es una plataforma que tiene infinidad de lienzos y tableros que permite idear, visualizar y compartir ideas. Es una herramienta excelente para la visualización de los artefactos que se pretenden utilizar en las sesiones, ya que permite una interacción en tiempo real. Se pueden crear lienzos como el elevator pitch, product visión board, impact mapping , user story mapping entre otros.

  

Gotomeeting :Es una herramienta de conferencias web que hace simple la colaboración en línea con en tiempo real. Creo que es una herramienta que ofrece un rendimiento muy bueno tanto para escritorio y móvil, perfecta para tener una comunicación clara y concisa.

Public etherpad mozilla :Etherpad es una herramienta de edición colaborativa organizada por Mozilla, que ayuda a la generación de ideas de forma rápida y efectiva.

Una vez se tengan los artefactos creados en las herramientas, la preparación de las dinámicas a realizar en cada sesión y la confirmación de la agenda de los participantes podemos preceder a comenzar.

Durante

El facilitador comienza con una bienvenida al espacio a los participantes, agradeciendo el espacio que se está brindando, posteriormente realizando una presentación personal y comentarios de cuáles son las actividades que se van a realizar. Como primera actividad se puede hacer una presentación de cada uno de los participantes donde comenten nombre, rol y expectativa del espacio.

También es recomendado Invitar a los participantes a definir acuerdo de equipo para las sesiones, como el de escucha empática, uso responsable de los dispositivos, llamado al silencio para que el facilitador retome la palabra y participación activa en las dinámicas.

Para cada una de las dinámicas se debe explicar el objetivo de la actividad, como se va a desarrollar y cuál es el resultado esperado de la misma. También es buena práctica presentar ejemplos da cada actividad, para que los participantes tengan referencias de lo que deben hacer.  Cada sesión debe tener un timebox definido y que sea visible para todos.

Algunas dinámicas requieren de lluvia de ideas, es ahí donde podemos utilizar Public etherpad mozilla para que cada persona anote sus ideas.

También es importante identificar dinámicas de activación para que los participantes estén activos mientras realizan las actividades.

En este tablero podras encontrar algunos artefactos que suelo usar : https://realtimeboard.com/app/board/o9J_kzNs4is=/

Después de

Finalizado las sesiones de descubrimiento de producto se comparten los resultados con los interesados relevantes para que se muestren los logros durante las sesiones y como se logró llegar de ideas divergentes a metas concretas.

En algunos contextos va a ser imposible reunir a todos los participantes de una sesión de descubrimiento de producto en una misma sala, debemos de buscar las mejores alternativas para mitigar la distancia y no distorsionar la comunicación.

Si bien es muy difícil suplir la interacción cara, pero podemos utilizar herramientas de facilitación que nos acerquen más a ello.

Lecciones Aprendidas:

-Evitar realizar las actividades saltando días, es mejor hacerlas días seguidos tomando varias horas diarias para mantener el foco.

-Invitar a las personas adecuadas a cada actividad particular, posiblemente se requiera en ciertas dinámicas personas especiales para toma de decisiones.

-Realizar pausas después de un par de horas de trabajo.

 Referencias

https://realtimeboard.com

https://www.gotomeeting.com

 

 

Posted by Giovanny

Coach ágil con experiencia en implementación y adopción de marcos de trabajo agiles. Acompaño y transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas para adoptar nuevas formas de trabajos basados en la entrega temprana de valor, mejora continua y aprendizaje.

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