Los acuerdos de equipo de trabajo son el conjunto de reglas co-creadas en un equipo, donde se plasman límites, responsabilidades y compromisos sobre la forma de trabajar en el día a día.
Es una herramienta para conocer las perspectivas de las personas que van a interactuar durante el proyecto, de modo que todos tengan claridad sobre los derechos y deberes de los miembros del equipo. Además, permite construir un entendimiento mutuo sobre las acciones a realizar durante las iteraciones con el fin de generar un entorno adecuado para el trabajo (Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo).
A continuación presento una de las formas que utilizo para facilitar esta sesión.
Antes de iniciar
Una buena preparación de la sesión facilita la participación del equipo y permite aprovechar mejor el tiempo disponible. El objetivo es que todos los participantes lleguen con claridad sobre la dinámica y puedan concentrarse en aportar ideas.
Ten los materiales listos (hojas de papel (6X3X3), post-it, sharpie o marcadores), prepara un ambiente agradable y envía la invitación a los participantes con suficiente anticipación.
Antes de comenzar, explica el propósito de la actividad, la dinámica que se utilizará y el tiempo destinado para cada etapa. Esto ayuda a que todos comprendan el objetivo de construir acuerdos de manera colaborativa y participen activamente durante toda la sesión.
Recomiendo dedicar entre 30 minutos para su ejecución, dependiendo del tamaño del equipo y del nivel de discusión que se genere.
Durante la sesión
Para la recolección de ideas suelo utilizar una adaptación de la técnica Brainwriting 6-3-5, una dinámica colaborativa diseñada para generar un gran número de ideas en poco tiempo y asegurar que todos los participantes aporten por igual. En su versión original, seis personas escriben tres ideas en cinco minutos. Al finalizar el tiempo, cada participante entrega su hoja a la persona ubicada a su derecha, quien toma esas ideas como inspiración para escribir tres nuevas propuestas. Este ciclo se repite hasta completar seis iteraciones, lo que permite construir y enriquecer las ideas de manera colectiva.
En mi caso, adapto la técnica para utilizar un formato 6X3X3 (Iteraciones × Ideas × Tiempo). Es decir, cada iteración dura tres minutos en lugar de cinco, manteniendo las seis rondas y las tres ideas por participante. De esta forma, cada integrante genera un total de 18 ideas en aproximadamente 18 minutos, lo que hace que la sesión sea más dinámica sin sacrificar la cantidad ni la diversidad de propuestas.
Una vez finalizan las seis iteraciones y cada persona recupera la hoja con la que inició la actividad, comienza la fase de selección. Para ello, cada participante dispone de seis votos por hoja y cuenta con dos minutos para leer todas las propuestas y seleccionar aquellas que considera más valiosas. Al concluir el tiempo, la hoja se pasa nuevamente a la persona de la derecha y el proceso se repite hasta que todas las hojas hayan sido revisadas por todo el equipo. Para la votación se puede utilizar el voto romano o cualquier otro mecanismo visual que facilite el conteo.
Con los resultados de la votación, se consolidan las ideas que obtuvieron mayor aceptación. En esta etapa es habitual encontrar propuestas similares o complementarias, por lo que se agrupan, refinan y redactan hasta obtener un conjunto de aproximadamente diez acuerdos claros, priorizados y organizados por categorías. Una buena práctica consiste en escribir cada acuerdo en un post-it y colocarlo en una pared para facilitar la discusión.
Finalmente, el equipo conversa sobre cada uno de los acuerdos priorizados para aclarar su propósito, resolver dudas y ajustar su redacción hasta que exista un entendimiento común. El resultado debe ser un conjunto de acuerdos construidos de forma colaborativa y aceptados por todos los integrantes, aumentando así el compromiso con su cumplimiento.
Los acuerdos que suelen surgir durante este ejercicio están relacionados con temas como la asistencia y puntualidad a las reuniones, la contribución de cada integrante, los valores del equipo, la gestión de impedimentos, las reglas de comunicación, la actualización de los tableros de trabajo y la forma de actuar cuando alguno de los acuerdos no se cumple.
Los pasos son los siguientes:
Generación de ideas: Cada participante escribe 3 ideas en 3 minutos (6X3X3). Al finalizar el tiempo, entrega la hoja a la persona de la derecha para continuar con una nueva ronda.
Completar las iteraciones: El proceso se repite durante 6 rondas, permitiendo que cada integrante genere un total de 18 ideas y que las propuestas se enriquezcan con los aportes del equipo.
Votación: Al recuperar la hoja original, cada participante dispone de 6 votos para seleccionar las mejores ideas. La hoja vuelve a rotar hasta que todos hayan votado todas las propuestas.
Priorización: Se consolidan las ideas más votadas, se agrupan las similares y se refinan hasta obtener alrededor de 10 acuerdos claros y priorizados.
Construcción de acuerdos: El equipo revisa cada propuesta, realiza los ajustes necesarios y define el acuerdo final por consenso.
Resultado: Se obtiene un conjunto de acuerdos de trabajo compartidos, relacionados con aspectos como reuniones, comunicación, contribución, valores e impedimentos.
Ejemplos de Acuerdos
- Actualizar los estados de las actividades en el tablero Kanban.
- Llegar a tiempo para la reunión diaria.
- Horarios de las ceremonias de Scrum.
- Definir actividades extracurriculares del Sprint.
- Qué hacer cuando no respetamos los acuerdos de equipo.
Después:
Una vez definidos los acuerdos, es importante que todos los participantes validen el resultado final y manifiesten su compromiso con su cumplimiento. El valor de estos acuerdos no está en el documento, sino en que el equipo los utilice como una guía para su trabajo diario.
Para finalizar, los acuerdos se escriben en post-it y se dejan visibles para todo el equipo en el lugar de trabajo. De esta manera, pueden consultarse fácilmente durante las reuniones o cuando sea necesario recordar los compromisos establecidos.
También se puede crear un fichero y almacenarlo en el repositorio del proyecto para que todos los integrantes tengan acceso a la versión actualizada.
Los acuerdos no deben considerarse definitivos. A medida que el equipo madura o cambian las necesidades del proyecto, es recomendable revisarlos periódicamente y ajustarlos cuando sea necesario, asegurando que continúen siendo útiles y representen la forma de trabajo del equipo.
Referencias
