Cómo iniciar un proyecto ágil: una propuesta práctica para reducir la incertidumbre

En los últimos años se ha evidenciado una fuerte tendencia a desarrollar los proyectos de forma ágil. Los estudios demuestran que los proyectos ágiles tienden a ser más exitosos que los que se trabajan en cascada (Standish Group, 2015 Chaos Report).

Ágil propone un enfoque donde se abraza la incertidumbre ,donde la construcción del producto o servicio se realiza de formo orgánica , entregando frecuentemente un incremento que entrega valor, se aclara la incertidumbre haciendo inspección y adaptación.

Los métodos, marcos de trabajo o enfoques de metodología ágiles son adecuados para mapear procesos y relaciones con mayor rapidez, agilizar la retroalimentación con clientes internos o externos y facilitar el acceso a prototipos que permiten a todos los participantes obtener el mejor producto final

Mike Cohn – Succeeding with Agile: Software Development Using Scrum

Esto lleva a que las organizaciones y equipos de trabajo busquen alternativas para implementar estos nuevos enfoques para gestionar los proyectos, especialmente los de software. Sin embargo, como es normal cuando se cambia la formade trabajar, emergen algunos miedos sobre cómo emprender el reto, cuestionamientos sobre la forma de trabajar y, por supuesto, preguntas poderosas: 

¿Cómo inicia un proyecto ágil?

¿Cómo se planea en Ágil?

¿Cómo «controlamos» el proyecto?

 ¿Cuánto durará?

¿Cuánto costará?

¿Qué necesito para iniciar? 

Ágil propone un enfoque donde se abraza la incertidumbre, en el que la construcción del producto o servicio se realiza de forma orgánica, entregando frecuentemente un incremento que genere valor. La incertidumbre se reduce mediante la inspección y la adaptación continuas. Es ahí donde sobresalen algunas prácticas emergentes que se han pulido en los últimos años y brindan una alternativa para abordar el inicio de un proyecto ágil.

He tenido la oportunidad de trabajar en varios proyectos de diferentes dimensiones: pequeños, medianos y grandes. De esas experiencias tengo varias prácticas que pueden llegar a ser una guía sobre una posible manera de iniciar un proyecto ágil. No he inventado ninguna, sino que he tomado como referencia el aprendizaje de varios compañeros y mentores que ayudaron a la conceptualización de muchas de ellas.

¡Comencemos!

Tenemos una necesidad que es importante resolver. Para ello creamos una posible solución que suponemos aportará un valor muy importante y permitirá resolverla. Tenemos muchas percepciones y posibles formas de abordar la necesidad, pero, como es normal, la incertidumbre es muy alta y no sabemos cómo aterrizar las ideas.

Por ello se acude a una sesión de toma de decisiones participativas. Una muy popular es el Agile Inception, que consiste en reunir a las personas indicadas y hacer las preguntas correctas por medio de técnicas que ayudan a lograr un entendimiento entre las partes interesadas del proyecto.

Pero para realizar un Agile Inception es importante tener actividades complementarias antes y después de la sesión, tales como el Pre-Inception, una actividad que sirve de calentamiento y ayuda a identificar si ya estamos listos para iniciar un Inception.

Suele pasar que, en ocasiones, no se tiene identificadas todas las personas necesarias para que la sesión sea efectiva. Por ello es bueno tener un tiempo previo que permita identificar todos los actores involucrados en la necesidad y algunos otros elementos que sirven de entrada para el Inception.

También se utiliza para llegar a acuerdos sobre la sesión del Inception, tales como los participantes, la agenda, el lugar, lafecha, las necesidades previas, los materiales y otros aspectos importantes.

Luego se debe buscar un facilitador de la sesión (Scrum Master o Agile Coach) que permita navegar el conflicto y recolectar la información necesaria para culminar efectivamente la sesión.

La preparación del Inception es muy importante, ya que dependiendo del contexto del proyecto se deben seleccionar las actividades que mejor se adapten. Después de todo, no es lo mismo hacer una campaña de marketing que un viaje a Marte.

Hay corrientes de pensamiento que abordan el Inception desde lo funcional y lo técnico. Por esta razón, se propone tener claro que habrá actividades donde veremos temas funcionales y otras donde se trabajará la parte técnica.

En el Inception técnico se abordan temas de diseño de arquitectura de software, se definen las herramientas de trabajo, permisos, configuración de ambientes y todo lo necesario para poder iniciar la construcción del producto o servicio.

Es bueno tener una lista de chequeo con todos los elementos necesarios para arrancar la primera iteración y validar, después de las sesiones, si ya tenemos todos los insumos para comenzar.

Una posible agenda podría ser la siguiente:

• Preparación de los Inceptions.
• Inception funcional.
• Inception técnico.
• Verificación de la lista de chequeo.

Si bien esto es solo una propuesta, es bueno saber que, aunque hagamos y sigamos al pie de la letra las técnicas, es muy posible que se nos pasen varios aspectos y que el plan que se realice en las sesiones cambie con el tiempo. El resultado final es un plan a corto plazo que permita arrancar con las primeras iteraciones.

Iniciar un proyecto ágil no consiste en seguir una receta ni en aplicar un conjunto de prácticas de forma mecánica. Se trata de crear las condiciones necesarias para que el equipo construya un entendimiento compartido del problema, reduzca la incertidumbre inicial y pueda comenzar a generar valor desde las primeras iteraciones.

La combinación de actividades como el Pre-Inception, el Agile Inception y una adecuada preparación técnica permite llegar al inicio del proyecto con una visión más clara, acuerdos comunes y los elementos mínimos para empezar a trabajar. Aunque siempre existirán cambios e información que aparecerá durante el desarrollo del proyecto, dedicar tiempo a preparar un buen inicio facilita la toma de decisiones y reduce los obstáculos en las primeras etapas. Esta propuesta reúne prácticas que han demostrado ser útiles en diferentes proyectos y contextos.

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Referencias

The Agile Samurai: How Agile Masters Deliver Great Software (Jonathan Rasmusson).

Introducción a la estimación y planificación ágil

https://platinumedge.com/blog/what-is-agile-project-management

Wojewoda, S., & Hastie, S. (2015, October 4). Standish Group 2015 CHAOS Report – Q&A with Jennifer Lynch. InfoQ. https://www.infoq.com/articles/standish-chaos-2015/