De la idea a la Acción: Recomendaciones para un Workshop de Design Sprint

La realización de un Sprint contiene diferentes temas que hay que tener presentes para el éxito del ejercicio. Es buena práctica disponer de un par de semanas previas para la preparación del workshop y dejar definido todo lo necesario para la realización.

Los resultados que se esperan de un workshop de Design sprint son lograr por medio del conocimiento colectivo un entendimiento de las necesidades de los clientes y generar un ambiente adecuado para proponer ideas que sean validadas por medio de un prototipo. Para lograr estos resultados se dedica capacidad de un grupo de personas durante 5 días, quienes trabajando en un conjunto de dinámicas llegan al aprendizaje.

Si se va a empezar un proyecto para el que harán falta meses o años de trabajo, un sprint es el comienzo perfecto.

(Knapp et al., 2016)

En este artículo se encuentra un breve resumen de cómo se lleva a cabo un Sprint, algunas dinámicas se han ajustado al método original.  Si se desea realizar la dinámica, es recomendado leer el libro Sprint donde está más detallado.

Preparación del Workshop

La realización de un Sprint contiene diferentes temas que hay que tener presentes para el éxito del ejercicio. Es buena práctica disponer de un par de semanas previas para la preparación del workshop y dejar definido todo lo necesario para su ejecución.

Espacio de Trabajo

Para mayor efectividad de la sesión es buena práctica tener un espacio reservado a tiempo completo con un proyector/pantalla, tableros/pizarras y sillas para garantizar la comodidad para escribir, borrar ideas y facilitar la interacción de las personas.

Materiales

  • Post-its
  • Rotuladores
  • Hojas
  • Cinta
  • Temporizador
  • Comida

Roles

En la sesión de trabajo se recomienda que la cantidad de personas que participen entre cinco a siete personas. Cuando hay más de siete se dificulta la toma de decisiones y se aumenta la complejidad de desarrollar las dinámicas. Cuando participan menos de cinco es posible que no se tenga todos los puntos de vista de los especialistas de cada disciplina de conocimiento.

Los roles que se definen para el sprint son:

  • Facilitador: persona encargada de guiar las dinámicas y lograr el objetivo de espacio de trabajo. Participación 100%.
  • Decisor (1 o 2 personas): personas con alto poder de decisión y encargados de definir el norte de los esfuerzos del equipo. Participación bajo demanda.
  • Equipo de Trabajo: participantes de diferentes disciplinas del conocimiento como Finanzas, Marketing, Negocio, Proceso, Tecnología y experiencia. Son los encargados de realizar el trabajo de pasar por todas las fases del Sprint. Su composición es relativa tanto al desafío como al problema a resolver. Participación al 100%

Fases del Sprint

Mapear – Lunes

La meta expresa la visión de las aspiraciones que se desean alcanzar, es inspiradora y con un norte claro. Algunas preguntas guías sería:

  • ¿Por qué estamos embarcados en este proyecto?
  • ¿Dónde queremos estar dentro de seis meses, de un año o de cinco?

La meta debe reflejar los principios y las aspiraciones del equipo. No hay que temer extralimitarse. El proceso del sprint ayuda a encontrar un buen lugar desde el que empezar y a progresar de forma eficiente hacia la meta más ambiciosa.

Qué preguntas queremos responder durante este sprint para conseguir la meta a largo plazo.

¿Qué debe ser cierto?

 Si viajáramos al futuro y el proyecto hubiera fracasado, ¿cuál podría ser la causa?

Para esta dinámica situaremos a los clientes y a los Stakeholders en la parte izquierda.

Posteriormente, de izquierda a derecha, se dibuja la ruta de la cliente con los resultados alcanzados en cada paso.

El último paso es hacer un diagrama en la parte central que muestre cómo interactúan los clientes con el producto y/o servicio. Este mapa dará una visualización del proceso de punta a punta del cliente.

Después de visualizar el mapa, los problemas identificados pueden convertirse en oportunidades.

Se escribe en un post-it una pregunta en el formato ¿Cómo podríamos ABC?, en la parte del mapa donde se buscaría la solución a un problema. Para ello se hablan con los expertos de cada disciplina que forman parte del equipo para entender su punto de vista.

El Decisor necesita elegir un cliente y un acontecimiento del mapa expresados en el ¿Cómo podríamos…?, el propósito es seleccionar el objetivo del resto del sprint. Los bocetos, el prototipo y la prueba se desarrollarán a partir de esta decisión.

El resultado es que todos los miembros del equipo cuentan con la misma información y todos entienden cuál es el objetivo de la semana del Sprint.

Bosquejar – Martes

Se genera el primer espacio de divergencia de ideas, buscando ideas que puedan ser utilizadas para conformar la solución.

Hay que buscar también ideas que estén en proceso, pero inconclusas, o ideas antiguas que hayan sido descartadas.

También se puede hacer un Benchmark de productos o servicios que se puedan investigar, con el objetivo de tomarlos de referencia para encontrar inspiración.

La persona que haya sugerido una idea o producto tendrá tres minutos para explicarle al resto del equipo sus argumentos y el valor que genera.

¿Cuál es la gran idea que puede ser de utilidad?

Una vez finalizada la demo rápida, se realiza un boceto rápido de la idea, escribiendo una descripción encima y anotaremos debajo la fuente.

Se revisa de nuevo el mapa y se genera una breve discusión en el equipo.

¿Conviene dividir el problema?

Si hay varias piezas importantes que cubrir, la mejor práctica es dividir el equipo para esbozar soluciones a las diferentes partes del problema.

Cada miembro del equipo elige sus ideas más potentes y esboza distintas variantes de esta en ocho minutos, el objetivo es buscar soluciones.

Escoger – Miércoles

En tablero o en la pared se pegan los bocetos de las soluciones. Todos los miembros del equipo deben evaluar en silencio los bocetos y ponen votos junto a aquellas que más les gusten.

Al final, si quedan dudas, podremos preguntar a la persona que ha realizado el boceto. Este ejercicio ayuda al Decisor a tener percepciones del equipo.

El Decisor tiene tres Post-it grandes con sus iniciales en ellas.

El supervoto es la decisión definitiva. Cada Decisor cuenta con tres votos especiales que llevan sus iniciales. Aquello que voten será la idea a partir de la cual se hará el prototipo y se probará.

Se seleccionan los bocetos ganadores y se agrupan para conformar un solo guion gráfico.

Tendrá de diez a quince cuadros, todas conectadas por un hilo conector.

El equipo discutirá cada paso a medida que avance.

Prototipar – Jueves

Dependiendo la solución y el problema, se utilizan diferentes herramientas para prototipar. Desde hojas de papel, herramientas online, legos o incluso elementos físicos. Es relevante usar lo que mejor se adapte a la solución y que genere un impacto a los clientes.

Usaremos herramientas que sean rápidas y permitan flexibilidad

Se debe construir un prototipo que simule ser real para generar reacciones auténticas.

Hay que probar el prototipo, identificar oportunidades de mejora y buscar errores.

Realizar pruebas con tiempo para ajustar si es necesario.

Probar – Viernes

El equipo realiza la presentación del prototipo, preguntando por el quién, el qué, el dónde, el cuándo, el cómo o el porqué, y normalmente se evitan preguntas que se respondan con un sí o un no, ni tampoco que tengan múltiples respuestas, principalmente se realizan preguntas abiertas.

Revise los objetivos a largo plazo y las preguntas del Sprint, y verifique si se responde, fracaso eficiente o éxito con fracasos

Se establece una Hoja de ruta y unos próximos pasos.

Recomendaciones

  • Reservar la agenda de personas clave con antelación (Decisores)
  • Elegir un desafío importante que potencialmente pueda generar un impacto en la organización.
  • Escoger a un Facilitador con altos nivel de experiencia (Seniority)
  • Reservar la capacidad de las personas del equipo para los cinco días laborales a tiempo completo.
  • Evitar las distracciones garantizando la participación de las personas al 100%
  • Seguir la agenda de forma estricta, para cumplir el tiempo planificado del workshop
  • Garantizar tener todos los materiales necesarios para las dinámicas, tener impresos los lienzos a utilizar 

Artefactos

En los siguientes enlaces se pueden utilizar plantillas predefinidas que ayudan a preparar la facilitación del ejercicio.

Template Miro: https://miro.com/es/plantillas/design-sprint-cinco-dias/

Template Mural: https://www.mural.co/templates/design-sprint

Realizar un Sprint es una experiencia gratificante, ya que ayuda a un equipo de personas a transitar en un conjunto de dinámicas para lograr un aprendizaje validado de una solución de una necesidad. Generar retroalimentación temprana sin necesidad de la construcción de un producto, abre el panorama a tener diferentes perspectivas de la solución.

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Referencias

Knapp, J., Zeratsky, J., Kowitz, B., Palomo, A. I. D., & Barrena, M. M. R. (2016). Sprint: El método para resolver problemas y testar nuevas ideas en solo 5 días. CONECTA. https://books.google.com.ec/books?id=yhbwCwAAQBAJ

Posted by Giovanny

¡Hola! Soy Giovanny Cifuentes, apasionado Consultor en Transformación Digital, con un enfoque principal en impulsar cambios significativos en las organizaciones. Mi misión es ayudar a las organizaciones a aprovechar las oportunidades y esquivar las amenazas mediante la incorporación de la Tecnología, Metodologías de Trabajo y Cambio Cultural.

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