Estructura para una conversación de feedback constructivo

El feedback es una practica muy poderosa que sabiendo sacar su máximo potencial brindara beneficios inmediatos entre las personas que lo practiquen.

Un pilar relevante en el mundo organizacional es la comunicación, la cual permite generar mejores interacciones entre las personas para poder alcanzar su mayor potencial. Ofrecer feedback es una de las practicas que más dificultad genera adoptar por los lideres, puede ser causada por temas como miedo a la reacción de la persona, tener conversaciones incomodas, generar resultados diferentes a los pensados, temor a generar fricciones entre otras mas. Sin embargo, es una competencia que se debe desarrollar para poder generar competencias entre los colaboradores, ajustar comportamientos, establecer un entorno de confianza y ser un líder que desarrolla mas lideres.

No vemos las cosas tal como son. Las vemos tal como somos

Talmud

Tipos de Feedback

Feedback Positivo

Es aquel que se realiza para comentar comportamientos positivos que valen la pena resaltar ya que su resultado es excepcional y merece ser reconocido. Sirve como motivador intrínseco para incentivar buenas actitudes en las personas para que se sigan presentando en el tiempo. Claro esta que  es un reto a superar ya que se pueden encontrar barreras culturales como los juicios de “ese es su trabajo y realizarlo de forma excepcional es parte del mismo”, sin embargo, este comportamiento causa que las personas realicen labores por cumplir un compromiso y no den ese granito de pasión que brindar resultados extraordinarios que buscan las compañías en entornos acelerados.

Feedback Negativo

Es aquel que se realiza para comentar oportunidades de mejora que se han identificado en alguna situación. Sirve para ajustar comportamientos que ayuden a las personas a desempeñar mejor sus acciones de una forma constructiva, ayudando al desarrollo de competencias.

Estructura para dar Feedback Constructivo

Dar feedback es una competencia difícil de dominar, ya que es una interacción con las personas que involucra tanto lo profesional como lo personal, y que necesita tacto para garantizar que sea efectivo. A continuación, comparto una estructura sencilla que ayudaría a estructurar una conversación para brindar feedback.

Pedir autorización

Consúltele a la persona si le interesa recibir retroalimentación sobre un hecho presentado según su punto de vista, el feedback es un regalo y la personas que lo va a recibir debería verlo como tal, por eso es muy importante establecer el contexto para garantizar un entorno seguro, resaltando el respeto, ética, confianza, transparencia y colaboración.

Rara vez le dirán que no y así se asegura de no pasar por impertinente.

Ejemplo:

-Hola Juan como estas, tienes unos minutos.

-¿Juan te puedo dar feedback del resultado de la ultima sesión?

Describir los hechos

Dar a conocer las observaciones y hechos, que den contexto a la conversación, en este punto es importante enfocarse en los hechos sucedidos, evitar lanzar juicios, ya que la interpretación de los hechos puede ser diferente para cada persona, entonces en este punto se debe comentar lo sucedido siendo lo mas asertivo posible.

Ejemplo:

-Observe que durante el ultimo mes has llegado tarde en 4 ocasiones.

Expresa tu punto de vista

Compartir la apreciación que se tienen de los hechos importante para ti y también para la persona, mostrando el impacto generado, en esta parte se expone el análisis de los hechos comentando las percepciones que se tienen, los impactos que se evidencian con el propósito de generar un sentido de urgencia.

Ejemplo:

-Es importante para el equipo que participes en la sesión de sincronización, ya que tus opiniones son muy relevantes para el equipo, al no estar en ellas, el equipo debe volver a repetir lo que ya se había dicho

Asegurarse de ser comprendido

Preguntar al interlocutor su punto de vista para observar si es un juicio o un hecho, para calibrar si la información que se quiere transmitir esta siendo recibido de la mejor forma y brindar un espacio para escuchar el punto de vista de la personas, para llegar a un entendimiento compartido de la situación y ver la interpretación desde todas las vistas.

Ejemplo:

-¿Qué opinas de lo que te estoy diciendo?

Recomendar acciones

Brindar consejos sobre posibles líneas de acción con sus intereses y preocupaciones desde una mirada de guía que desea brindar bajo su experiencia recomendaciones de acciones a realizar para ajustar los comportamientos observados.

Ejemplo:

-Vale, entiendo que tu abuela esta enferma y que la persona que la cuida algunas veces no llega temprano, seria bueno que se lo comentaras al equipo para que acordaran un mecanismo para que tu ausencia en la sincronización no tenga impacto

Definir acuerdos

Acordar acciones para cerrar la brecha entre las necesidades y los hechos en la que ambas partes queden satisfechos, es la parte que genera valor en la sesión de feedback ya que establecer compromisos de acciones que se realizaran para mejorar los comportamientos de las personas y generar

Ejemplo:

-Cuando vayas ha llegar tarde, enviar un chat informando las actividades pendientes y comentar sobre impedimentos que se estén presentado.

-Recuperar el tiempo de ausencia finalizando el trabajo comprometido

Hacer un resumen

Validar los resultados de la conversación para demostrar que se ha prestado atención, recordar acuerdos y generar  voluntad de accionar, en esta parte de la estructura es donde se resume lo conversado y se cierra la sesión recordando los compromisos adquiridos.

Ejemplo:

-Perfecto, entonces validas con el equipo la propuesta y me comentas lo que decidan para garantizar que no nos veamos impactados.

El feedback es una practica muy poderosa que sabiendo sacar su máximo potencial brindara beneficios inmediatos entre las personas que lo practiquen, todos necesitamos recibir y brindar feedback para establecer dinámicas de trabajo que promuevan el crecimiento de las personas.

Fuentes:

La empresa consciente: Cómo construir valor a través de valores – Fred Kofman

El Líder Extraordinario: Transformando buenos directivos en líderes extraordinarios Zenger, John H.; Folkman, Joseph

https://www.buk.co/blog/todo-lo-que-debes-saber-sobre-feedback

https://management30.com/practice/feedback-wraps/

Posted by Giovanny

Soy Consultor en Agilidad empresarial, ayudo a las organizaciones a aprovechar las oportunidades y esquivar las amenazas incorporando pensamiento Lean para brindar ciclos de entrega de valor mas rápidos, entornos colaborativos, alineamiento entre la estrategia con operación y remodelacion de la cultura empresaria. Acompaño desde la consultoria, entrenamiento, coaching y mentoring.

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